Schvalování dokladů

Při práci s doklady můžete využít možnost schvalování. V Digitoo.ai jsou dva typy schvalování.

• jednoduché (jedna úroveň - kdokoliv s příslušnou rolí může schválit)
• víceúrovňové (přiřazuji doklad ke schválení konkrétním uživatelům nebo uživateli)

Osoba, která má mít práva doklady schvalovat, musí být uživatelem Digitoo.ai. Pokud v Digitoo.ai nemá vytvořený účet, nebude moci nic schvalovat. 
Musíte tuto osobu tedy nejprve do Digitoo.ai přidat. Jak na to, se dozvíte zde.
Tento nový uživatel pak dostane na e-mail pozvánku, že byl pozvaný do Digitoo.ai, klikne na odkaz a nastaví si své heslo, kterým se bude přihlašovat do aplikace. Jakmile vše nastaví a potvrdí, je automaticky přihlášen do Digitoo.ai do účetní jednotky a fronty, kam jste ho pozvali. 
V případě, že už Digitoo.ai aplikaci využívá, tak si heslo nastavovat nemusí a pouze mu přijde pozvánka, že byl přidaný do další organizace a pozvánku musí přijmout.

Jednoduché schvalování

Jednoduché schvalování využijete tehdy, když doklady nahráváte na jedno místo do Digitoo.ai, a než ho zpracují účetní, musí doklad někdo schválit, ale stačí, když to bude jeden uživatel, který na to má oprávnění a přístup do Digitoo.ai. 

Přehled, co tato funkce nabízí:

• doklad může schválit kdokoliv z uživatelů, kdo má do dané účetní jednotky a fronty přístup, a také oprávnění (role editora a vyšší)
• doklady schválit/zamítnout
• nelze nastavit žádné e-mailové notifikace o nových dokladech, které vyžadují mé schválení, ani jejich souhrny.
• možnosti rozšíření - audit log, který zobrazuje detailní historii práce s dokumentem, tedy, kdo z uživatelů doklad schválil, odeslal, opravil apod. 

Víceúrovňové schvalování

Pokud ve vaší společnosti potřebujete schvalovat doklady pomocí přehledného nástroje, přiřazovat konkrétním uživatelům, používat rozlišné schvalovací scénáře a mít přehled o historii práce s doklady, je v Digitoo.ai k dispozici funkce víceúrovňového schvalování. Funkci si můžete vyzkoušet a zapnout v rámci nastavení - Víceúrovňové schvalování.

Přehled, co tato funkce nabízí:

• doklady schvalují uživatelé dle toho, jak jim byly přiřazené, ať už tedy skupina uživatelů nebo pouze jeden
• doklady schválit / schválit s poznámkou / zamítnout / poslat zpět (předchozím lidem ve scénáři nebo přehledu dokladů "Ke schválení")
• schvalovací scénáře / pravidla pro schvalování (např. dle částky, střediska, kdo doklad nahrál)
• nastavení, zda záleží na pořadí schvalovatelů či nikoliv
• přehled dokladů čekajících na schválení od jednotlivých uživatelů a těch, co schválení zahájené ještě nemají
• e-mailové notifikace o nových dokladech, které čekají na konkrétního uživatele ke schválení
• možnost schválit/zamítnout doklady na kliknutí přes e-mail
• možnost zobrazit si doklad čekající na kliknutí z e-mailu
• funkci Out Of Office (OOO), která umožňuje schvalovatelům nastavit si v Digitoo.ai, že jsou aktuálně mimo kancelář/na dovolené, a místo nich má schvalovat doklady někdo jiný
• audit log - zobrazuje detailní práci s dokumentem, tedy kdo z uživatelů doklad schválil, odeslal, opravil apod.
• tato funkce je zpoplatněná, a pro více detailů nás kontaktujte na tvujteam@digitoo.ai
• možnost schvalovat doklady i v mobilní aplikaci - více informací naleznete v tomto článku