Juniorní účetní

Umělá inteligence je schopna v rekordním čase přečíst a analyzovat faktury a účetní doklady a přiřadit kódy účtů, středisek, zakázek a dalších číselníků i na úrovni jednotlivých položek. Co je však důležité, naše AI není pouze hloupým algoritmem, ale funguje podobně jako lidská juniorní účetní. Neučí se přiřazovat kódy pouze podle dodavatelů, čte kontext celé faktury a dle něho vše přiřadí. To znamená, že je schopna kontextuálně rozumět transakcím a přiřazovat jim správné účty, což značně snižuje riziko chyb a zjednodušuje proces účtování. Učíte si ji sami, a je tak dobrá jak jste vy sami.

Jak funguje automatické účtování

Automatické účtování pracuje na dvou místech - na hlavičce a na položkách, a je možné ho využít v pro jakékoliv pole, kde se vám v poli zobrazí seznam, ze kterého si vybíráte účetní vazby jako předkontace, střediska, zakázky, ale také typ dokladu, způsob platby, zemi dodavatele, schvalovací scénář a mnoho dalšího.

Automatické účtování funguje tak, že když nahrajete fakturu, tak se podívá do historie na nejnovější faktury od daného dodavatele (posledních 10 faktur od daného dodavatel), a následně mezi nimi hledá fakturu s nejpodobnějším popisem v položkách, a když tuto nejpodobnější fakturu najde, tak se podívá, jak byla zaúčtovaná a jaké měla vybrané účetní vazby, a na základě toho vám pro tento nově nahraný doklad účetní vazby předvyplní a navrhne. Vy si pak samozřejmě můžete zkontrolovat, jestli to navhrla správně a případně jí opravit.

V případě, že nenajde ve vaší historii fakturu od stejného dodavatele, tak se dívá do všech faktur, jestli tam najde alespoň fakturu s podobným popisem, a pokud ano, opět předvyplní účetní vazby na základě toho. Pokud by nenašla ani žádnou fakturu s podobným popisem, nebude si vymýšlet a pole nechá prázdné, abyste jí naučili, jak má danou fakturu účtovat, a příště už to bude předvyplňovat za vás.
V praxi to znamená, že v začátku budete muset účetní vazby a všechny seznamy vyplňovat, abyste juniorní účetní naučili, jak má co vyplňovat a jak jednotlivé dodavatele a doklady účtujete.
Funkce juniorní účetní je vždy navázaná na danou účetní jednotku a frontu, protože to jak účtujete doklady neznamená, že je chcete účtovat stejně i jinde, proto jsme nastavili její logiku na danou frontu.

🖊️Juniorní účetní funguje i pro doklady, kde data byla vyčtena z přiloženého isdoc.
 

Příklad: Poprvé jsem nahrála fakturu od České pošty. Juniorní účetní jí tedy vidí poprvé a stejně tak popis "balík", a tak jsou všechny moje účetní vazby prázdné. Doplním tedy typ dokladu, způsob platby, předkontaci, středisko a fakturu odešlu, aby si zapamatovala, že takto je moje finální a správná verze. Jakmile pak nahraju další fakturu od České pošty za balík, tak už mi všechny účetní vazby juniorní účetní předvyplnila a já tak nemusím vše vyplňovat znovu.

Lze si juniorní účetní přeučit?

Pokud se změní váš účetní proces, a potřebujete, aby pro všechny nové doklady od daného dodavatele, na dané frontě a účetní jednotce vyplňovala nově něco jiného, tak pro tenhle účel je tam pro vás tzv. funkce přeučení.
Tuto funkci pak využijete napřílad pro případy, kdy máte nové středisko, zakázku, začal vám nový účetní rok a potřebujete vybírat jinou dokladovou řadu apod. Juniorní účetní by vám totiž za normální situace předvyplňovala tyto věci dle nejnověji zpracovaných/odeslaných faktur od daného dodavatele a dle toho, jak většina z nich byla zpracovaná. Z tohoto důvodu je pro vás v aplikaci tato funkce, abyste mohli jednoduše na kliknutí systému říct "od této chvíle to chci jinak", potvrdili alias odeslali a následně jakýkoliv nově nahraný doklad na dané frontě a dodavateli měl již tuhle úpravu.

Detailně je popsaná v tomto článku 👈.