Juniorní účetní
Umělá inteligence je schopna v rekordním čase přečíst a analyzovat faktury a účetní doklady, a přiřadit kódy účtů, středisek, zakázek a dalších číselníků i na úrovni jednotlivých položek. Co je však důležité, Digitoo.ai není pouze hloupým algoritmem, ale funguje podobně jako juniorní účetní ve firmě. Neučí se přiřazovat kódy pouze podle dodavatelů, ale čte kontext celé faktury a dle něho vše přiřadí. To znamená, že je schopna kontextuálně přiřazovat správné účty, což značně snižuje riziko chyb a zjednodušuje proces účtování.
Jak funguje Juniorní účetní
Tato forma učení Digitoo.ai pracuje na dvou místech - na hlavičce a na položkách, a je možné ji využít pro jakékoliv pole, kde se vám po rozkliknutí zobrazí seznam, ze kterého si vybíráte účetní vazby jako např. předkontace, střediska, zakázky, apod.
Juniorní účetní funguje tak, že když nahrajete fakturu, podívá se do historie na nejnovější faktury od daného dodavatele, a následně mezi nimi hledá fakturu s nejpodobnějším popisem v položkách. Když tuto nejpodobnější fakturu najde, tak se podívá, jak byla zaúčtovaná (= jaké měla vybrané účetní vazby), a na základě toho vám pro tento nově nahraný doklad účetní vazby předvyplní a navrhne. Vy si pak samozřejmě můžete zkontrolovat, jestli to navhrla správně a případně ji opravit.
V případě, že nenajde ve vaší historii fakturu od stejného dodavatele, tak se dívá do všech faktur, jestli tam najde alespoň fakturu s podobným popisem, a pokud ano, opět předvyplní účetní vazby na základě toho. Pokud by nenašla žádnou fakturu s podobným popisem, nebude si vymýšlet a pole nechá prázdné, abyste ji naučili, jak má danou fakturu účtovat, a příště už to bude předvyplňovat za vás.
V praxi to znamená, že v začátku budete muset účetní vazby a všechny seznamy vyplňovat, abyste juniorní účetní naučili, jak jednotlivé dodavatele a doklady účtujete.
Funkce juniorní účetní je vždy navázaná na danou účetní jednotku a frontu, protože to, jak účtujete doklady, neznamená, že je chcete účtovat stejně i jinde, proto jsme nastavili její logiku na úrovni frontu.
🖊️Juniorní účetní funguje i pro doklady, kde data byla vyčtena z přiloženého isdoc.
Příklad: Při prvním nahrání faktury od České pošty do Digitoo.ai vidí Juniorní účetní doklad poprvé. Účetní vazby (=všechna pole s číselníky) jsou tedy prázdná. Po doplnění všech požadovaných číselníků je nutné fakturu odeslat. Tehdy si Juniorní účetní zapamatuje, jak má i příště doklady od České pošty účtovat. Jakmile bude do Digitoo.ai nahraná další faktura od České pošty, tak už všechny účetní vazby budou předvyplněné a nebude nutné je vyplňovat znovu.
Lze si juniorní účetní přeučit?
Pokud se změní váš účetní proces, a potřebujete, aby pro všechny nové doklady od daného dodavatele, v daní frontě bylo předvybíráno nově něco jiného, tak můžete použít tzv. funkci přeučení.
Tuto funkci využijete například pro případy, kdy máte nové středisko, zakázku, začal vám nový účetní rok a potřebujete vybírat jinou dokladovou řadu apod. Juniorní účetní by vám za dosavadní situace předvyplňovala údaje dle nejnověji zpracovaných/odeslaných faktur od daného dodavatele a dle toho, jak většina z nich byla zpracovaná. Funkce přeučení slouží k tomu, abyste mohli jednoduše systému říct "Od této chvíle chci účtovat jinak". Následně každý nově nahraný doklad od daného dodavatele po přeučení bude mít hodnoty číselníků dle přeučených parametrů.
Detailně je popsaná v tomto článku 👈.