Audit log

Když mluvíme o digitalizaci, všechny účetní záznamy a transakce se ukládají elektronicky. Auditní log v tomto digitálním prostředí pak funguje jako elektronická kniha, která automaticky a detailně zaznamenává každou akci provedenou s účetními doklady a daty.

Představte si, že každé kliknutí myší nebo změna je zachycena jako fotografie na kameře, která má datum, čas, a popisuje, kdo co udělal. Například, když nahrajete novou fakturu do systému, změníte stav faktury, uděláte opravu chybně vyčteného údaje, přiřadíte středisku, auditní log vše pečlivě zaznamená.

Tento log vám pomáhá sledovat:

• Kdo (který zaměstnanec) provedl jakou akci.
• Kdy byla akce provedena (s přesným datem a časem).
• Co přesně bylo provedeno, včetně detailů o změnách v dokumentech nebo datech.
   

To je obzvláště důležité pro zajištění transparentnosti a bezpečnosti údajů. Když je potřeba zjistit, jak došlo k určité chybě nebo pro auditování (kontrolu) vnitřních procesů, auditní logy poskytují jasnou a nezpochybnitelnou stopu, která může pomoci určit, co se stalo a proč. To vám umožňuje nejen dodržovat předpisy, ale také zlepšovat své procesy a zabraňovat chybám nebo podvodům v budoucnosti.

Zároveň v Digitoo je zajištěna auditní stopa dokladu, tedy jeho neporušenost, protože jeho obsah nemůžete nijak měnit. Tak jak jste ho nahráli do Digitoo, tak zůstává jeho originál.

Funkce auditního logu je automaticky součástí funkce pokročilého schvalování. Nicméně auditní log můžete používat kdokoliv, kdo má o toto placené rozšíření zájem. Stačí nás kontaktovat na tvujteam@digitoo.cz

Zobrazení auditního logu

Otevřete si detail dokladu a vlevo dole u modrého tlačítka pro práci s doklady se nachází "Audit log", který si kliknutím můžete jednoduše otevřít.

Po rozkliknutí vidíte detailní historii práce s dokladem. 

TIP: Do audit logu se zapisuje i interní číslo dokladu, které dokladu bylo přiřazeno po přenosu do účetního systému přímo účetním systémem.

Celou historii si můžete stáhnout přímo na dokladu po otevření audit logu ve formátu .csv kliknutím na tlačítko Stáhnout jako CSV.
Případně vám váš integrační partner může nastavit, aby se spolu s dokladem přenášel do účetnictví i auditní log, a stahoval se tak automaticky.

Auditní log lze stahovat i hromadně pro více dokladů. Po vybrání dokladů na přehledu a volbě exportovat si můžete vybrat, zda chcete společně s dokladem stáhnout i audit log v samostatném .csv souboru.