Přidání účetní jednotky

V okamžiku, kdy máte v aplikaci úspěšně založený účet, vyzve vás Digitoo.ai k vytvoření první účetní jednotky, alias firmy, pro kterou chcete zpracovávat dokumenty.

1. V levém dolním rohu najdete tlačítko, kterým novou firmu/účetní jednotku přidáte: 

2. V dalším kroku si zvolíte účetní program a region, na který budete chtít danou firmu/účetní jednotku připojit, a klikněte na Pokračovat dále. Případně můžete zvolit variantu bez ERP, tedy bez propojení.

Pozn. Aby konektor na konkrétní účetní program prošel u nás certifikací, musí mít k dispozici určité funkce, a být plně kompatibilní s účetním programem. V případě, že se konektor stále vyvíjí a nemá kompletně hotové všechny funkce například ještě neumí přenos vydaných faktur, bude mezi necertifikovanými připojeními. 
 

3. V dalším kroku zadejte její obchodní název, IČO, pokud má i DIČ a v případě slovenských firem i IČ k DPH. Případně můžete využít náš našeptávač, který je napojení na ARES, a když tedy začnete psát IČO:

4. Nyní si přidejte jednotlivé typy dokumentů, které chcete zpracoávat, tedy přijaté faktury, účtenky, vydané faktury, smlouvy a objednávky. 
Stačí si rozkliknout seznam, kde se vám zobrazí jednotlivé možnosti. Pokud jich pak chcete přidat rovnou více, tak použijte plusové tlačítko, které se vám v daném okně ukazuje.

Možnost přenosu jednotlivých typů dokumentů z jednotlivých front do účetního systému se liší dle vybraného účetního systému.

Zvolte také primární jazyk a měnu. Nastavením primárního jazyka a měny fronty výrazně zvyšujete přesnost vyčítání dat z dokumentu pomocí umělé inteligence. Nastavte jazyk a měnu podle toho, jaké dokumenty v těchto frontách očekáváte, např. 90% dokumentů bude v angličtině, nastavte pro frontu anglický jazyk.

5. Než přejdete dál, tak zaškrtněte u jednotlivých typů dokumentů, že chcete přidat záložku 'Ke schválení', pokud potřebujete mít možnost doklady schvalovat (ať už na jendé úrovni nebo více uživateli). K funkci schvalování se můžete dozvědět více v samostatném článku.
Případně si jí můžete později přidat přes Nastavení.

6. U jednotlivých typů dokumentů se také v téhle chvíli můžete rozhodnout, zda v ní chcete automaticky doklady vyčítat a extrahovat z nich data nebo ne (má sloužit pouze jako archiv dokladů), protože pokud to je nastavené jako zapnuté/zaškrnuté, tak se pak z vašich kreditů strhává každý nahraný doklad.
Případně to pak jde přes Nastavení dodatečně vypnout/zapnout.

7. Klikněte na pokračovat a následně vás průvodce provede krok za krokem propojením na váš účetní systém. 
Jakmile dokončíte instalaci dle návodu, máte vše hotovo a můžete začít nahrávat první dokumenty.
 

Na závěr
V případě, že používáte účetní systém, který nyní nepodporujeme, vyberte Bez propojení. Možností jak pracovat s Digitoo.ai i bez propojení naleznete v samostatném článku.

🖊️ Poznámka: Pouze uživatel s rolí super admin nebo vlastník bude moct přidat novou účetní jednotku. Následně pak můžou přidat jejího správce/admina.

Jakmile si úspěšně přidáte účetní jednotku, automaticky se vám vygeneruje Digitoo.ai e-mail pro nahrávání dokladů. Z vaší e-mailové domény si pak můžete jednoduše přeposílat doklady do Digitoo.ai a automaticky je tím nahrávat. Více se dozvíte v článku Nahrávání dokladů do Digitoo.ai.