Schvalovací skupiny

Schvalovací skupiny umožňují seskupit uživatele do skupin na základě specifických kritérií (například do různých oddělení).

Aktuálně je tato funkce ve fázi testování a tedy dostupná pouze po předchozím vyžádání přes naši technickou podporu na emailu support@digitoo.cz

Tato funkce vám umožní vytvořit komplexní schvalovací workflow (scénář), ve kterém se mohou kombinovat jednotliví uživatelé a celé schvalovací skupiny.

Jedním z příkladů pro využití je, když potřebujete aby doklad nejprve například schválil někdo ze zaměstnanců na nižší úrovni z určitého oddělení a následně jejich nadřízený.

🖊️Poznámka: Jako schvalovatelé se vám pro tvorbu schvalovacích scénářů a stejně tak skupin budou nabízet pouze ti uživatelé, kteří mají v nastavení zaškrnuto, že se jedná o schvalovatele. Pokud se vám tedy nenabízí, nejprve musíte tohle u jednotlivých osob/uživatelů nastavit.
 

Vytvoření skupin

Schvalovací skupiny se stejně jako nové schvalovací scénáře vytváří přes detail dokladu. Otevřete tedy detail dokladu, jděte na konec, kde se nachází sekce pro schvalování.

1. Vyberte Nový scénář:

2. Pojmenujte scénář jak potřebujete

3. V dalším kroku už můžete přidat konkrétní schvalovatele anebo skupinu. Zaměříme se nyní pouze na vytvoření skupiny. Klikněte do pole "Přidat osobu nebo skupinu" a zobrazí se vám možnost přidat skupinu, na kterou klikněte:

4. Skupinu si pojmenute jak potřebujete hned na prvním řádku kliknutím na ikonu pera

5. Vyberete jednotlivé osoby, které chcete ve skupině mít jejich zaškrtnutím a kliknete na tlačítko vytvořit skupinu

6. Nyní máte vytvořenou skupinu, která se vám automaticky přidá do scénáře. V dalších krocích máte možnost nastavit typ schválení ve skupině (všichni, většina nebo jeden ze skupiny) a za skupinu přidat do scénáře další osoby. Scénář nezapomeňte uložit.
Na následujících příkladu je varianta, kde je vytvořená skupina, kde je potřeba schválení většinou a jakmile dojde ke schválení skupinou, tak se doklad postoupí další osobě:

Následně ho můžete vybírat i mezi pravidly pro schvalování.

Typ schválení ve skupině

Jakmile vyberete/vytvoříte skupinu, automaticky se přidá do právě vytvářeného scénáře, kde máte možnost si vybrat, zda doklad mají:

• schválit všichni ve skupině
• postačuje schválení většiny
• postačuje schválení od kohokoliv

Výběr vytvořené skupiny

Nejprve musíte kliknout na již vytvořený scénář (a editovat ho) nebo vytvořit nový, a teprve potom si budete moct zobrazit a vybrat z již vytvořených skupin.
Stačí kliknout pak do pole "Přidat osobu nebo skupinu" a zobrazí se vám možnost přidat jednotlivé osoby nebo skupiny:

Editace (smazání) skupiny

Postupujete nejprve stejně, jako je tomu u výběru skupiny, ale než ji vyberete do konkrétního scénáře, tak klikněte na tři tečky, které vám nabídnou možnost upravit nebo odebrat (smazat):

V rámci úpravy můžete přidat nebo odebrat osoby či přejmenovat již existující skupinu.
Změny nezapomeňte uložit.