Automatizace účtování

V Digitoo účtování funguje dvěma chytrými způsoby (kromě klasického manuálního zaúčtování):

1. způsob - pomocí AI (juniorní účetní)

Účetní předvybírá účetní kódy a AI se jednoduše učí z potvrzených předvoleb účetního a vytváří si vlastní rozhodovací model, podle kterého to pak doplňuje pro nově nahrané doklady.
Kdy to nefunguje je, když mám dodavatele a on prodává více druhů zboží/položek, takže AI potřebuje velké množství dat než se tyhle rozdílnosti naučí, proto jsme tuhle funkci rozšířili o druhý způsob (k němu je více informací níže).
 

2. způsob - funkce automatizace účtování

Pro většinu vašich dokladů víte jasně daná pravidla a podmínky, za kterých účtujete doklady určitým způsobem. S pomocí funkce automatizace účtování nemusíte AI nic složitě učit a rozhodovat, protože si můžete tyto podmínky přednastavit. 

Nastavíte si díky tomu vlastní, spolehlivá pravidla (např. Když je to IČO [X] A v textu je "rohlíky", ZAÚČTUJ to přesně takto).  Což znamená extrémně rychlé a bezchybné zaúčtování každého dokladu bez nutnosti složitého trénování.

Navíc tuhle funkci můžete používat dokonce v kombinaci s prvním způsobem, tedy juniorní účetní. Například, když je na konkrétním dokladu zmíněno, že se má jednat o doklad pro pražskou pobočku a juniorní účetní je naučená pro tyhle případy vybírat středisko 'Praha'. Vy si pak můžete nastavit pravidlo: 'Pokud je vybráno středisko 'Praha', zaúčtuj doklad automaticky na konkrétní předkontaci.

Nastavení automatického účtování

Funkce automatického účtování je zpoplatněná jako volitelný doplňek aplikace a máte možnost si ji vyzkoušet na 3 měsíce zdarma. Pokud ji tedy chcete aktivovat na zkoušku, napište nám prosím na chatu nebo na tvujteam@digitoo.cz

Jakmile vám funkci aktivujeme, objeví se vám v nastavení záložka "Automatické účtování", kde si sami zvolíte, na jakých firmách a frontách má být zapnutá, a tlačítkem ji zapnete. U firem a front, kde je zapnutá pak je modré tlačítko, že je "zapnuto"
K nastavení této funkce bude mít přístup pouze uživatel s rolí admin a vyšší, jelikož je součástí celkového nastavení.

1. Nejprve si vytvořte nové pravidlo, které si libovolně pojmenujete. 

Kdykoli si ho můžete přejmenovat přes tři tečky.

2. Po rozkliknutí tohoto nového pravidla vyberete hodnoty, které jsou pro vás na dokladech pro schvalování klíčové pro výběr schvalovacího scénáře. 

a) Pravidlo začíná podmínkou když "je něco splněno"
Tady si můžete zvolit jakékoliv pole, které se na dokladu nachází například celkem základ, variabilní symbol, IČO, ale i třeba e-mail odesílatele, kdo dokument nahrál, jestli se jedná o doklad s isdoc.
V seznamu se dá i jednoduše vyhledávat.

Následně vyberete jednu z nabízených možností podmínek. Ty se vždy nabízí v závislosti na tom, o jaký druh pole se jedná, jestli textové, alfanumerické, numerické (číselné) nebo číselníkové. Například na výběr tyto možnosti: 

• nemá hodnotu
• má hodnotu
• je
• obsahuje
• je větší než
• je menší než
• je větší nebo rovno
• je menší nebo rovno
• začíná
• je jeden z
• a mnoho dalšího

b) K základní podmínce můžete následně přidat další podmínky (pomocí operátoru "přidat podmínku"), které musí být splněny současně.

3. Zvolíte, co se má následně stát a automaticky zaúčtovat, tedy možnost pak.

4. Pravidlo následně uložíte

Praktický příklad z našeho obrázku ukazuje jednoduchou podmínku, kdy jsem si nastavila, že když bude IČO na dokladu mít přesnou hodnotu 47114983, pak se má vyplnit předkontace "Nakoupené ostatní služby".

Pravidel si můžete vytvořit, kolik potřebujete.
Je možné si také nastavit pořadí pravidel. 

Nastavení pořadí

Důležité je zamyslet se nad pořadím (prioritou) jednotlivých pravidel, protože pravidlo, které je na prvním místě, má největší váhu a bude se po nahrání dokladu uplatňovat jako první.

Pokud doklad nesplní podmínky prvního pravidla, systém přechází k dalšímu, a takto pokračuje, dokud nenajde pravidlo, kterému doklad vyhovuje.

V případě, že doklad nesplní žádnou z nastavených podmínek, účetní kódy vyplníte pak přímo v detailu.

Pořadí jednotlivých pravidel můžete změnit tak, že najedete myší na název daného scénáře a objeví se vám ikona pro posunutí:

❗Automatické účtování aktuálně funguje jenom pro účtování na úrovni hlavičky. Pro položky ho teprve pro vás připravujeme.❗