Víceúrovňové schvalování

Pokud ve vaší společnosti potřebujete schvalovat doklady pomocí přehledného nástroje, přiřazovat konkrétním uživatelům, zadávat rozlišné schvalovací scénáře a mít přehled o historii faktury, je v Digitoo.ai k dispozici funkce víceúrovňového schvalování.

Tuto funkci si můžete zapnout přes Nastavení - Víceúrovňové schvalování - najít danou firmu a frontu a použít tlačítko Zapnout:

Osoba, která má mít právo schvalovat doklady, musí být aktivním uživatelem Digitoo.ai a zároveň mít v Nastavení uživatelů nastavenou roli Schvalovatele.
Tuto osobu je tedy nutné nejprve pozvat do Digitoo.ai Jak na to se dozvíte zde.
Tento nový uživatel pak dostane na e-mail pozvánku, že byl pozvaný do Digitoo.ai, klikne na odkaz a nastaví si své přihlašovací heslo. Jakmile vše nastaví a potvrdí, je automaticky přihlášen do Digitoo.ai do firmy, kam jste ho pozvali.

Doporučená uživatelská role pro schvalovatele

Pokud má mít konkrétní uživatel přístup pouze k omezenému okruhu dokladů a zároveň potřebuje doklady schvalovat, doporučujeme mu přiřadit roli Omezený editor. Tato role slouží přesně tomuto účelu.

Klíčové možnosti a omezení role:

1. Viditelnost dokladů: Omezený editor nevidí doklady ostatních uživatelů. Vidí pouze ty, které sám nahrál, a ty, které mu byly konkrétně přiřazeny ke schválení.
2. Nahrávání a editace: Uživatel může doklady do Digitoo.ai nahrávat (např. přes mobilní aplikaci s poznámkou). Doklad, který nahrál, vidí, a může ho editovat.
3. Doplňkové funkce: Může využít funkci komentářů, pokud potřebuje k dokladu něco doplnit nebo upřesnit.
4. Odeslání dokladů: Omezený editor nemůže doklady odeslat do účetního systému.

5. při víceúrovňovém schvalování, může vybrat schvalovací scénář a zahájit.

Zahájení schvalování

Pokud máte aktivní funkci víceúrovňového schvalování, je doklad nahrán do záložky “Ke schválení”, kde je na detailu faktur automaticky přednastaveno, že vyžadujete schvalování.
Toto lze zkontrolovat přímo na detailu faktury v levé tmavé části úplně dole.

V případě, že u konkrétního dokladu schvalování nepotřebujete, stačí tuto funkci posuvníkem vypnout a kliknout rovnou na tlačítko "Schválit". Tohle můžete využít pro případy, kdy máte režijní faktury, které se vám opakují, a můžou rovnou přejít do účetního oddělení bez schvalovacího kolečka.

Pokud máte posuvníkem víceúrovňové schvalování zapnuté, u daného dokladu, klikněte na “Vyberte scénář”.

vytvořit nový scénář
vybrat některý z již dříve vytvořených scénářů
editovat již současně vytvořený scénář
zvolit možnost "dodržet pořadí schvalovatelů"
zvolit možnost "schválit kýmkoliv ze skupiny"

Vytvoření nového scénáře

Jednoduše kliknete na "Nový scénář", zadejte na prvním řádku jeho název a v poli přidat uživatele zadáte jednotlivé uživatele/skupinu, kteří mají v daném scénáři být. Když do daného pole kliknete, tak vám aplikace rovnou ukáže seznam uživatelů, kteří u dané firmy a fronty mají nastavenou roli schvalovatele. Zároveň zde máte možnost ze schvalovatelů i schvalovací skupinu, kterou lze přidat při tvoření schvalovacího scénáře v kombinaci s jednotlivými uživateli/schvalovateli.

🖊️Tip: Pokud chcete, aby se vám uživatelé ve scénářích zobrazovali pod jménem, je potřeba vaše uživatele požádat, aby si ve svém profilu nastavili jméno - více se dozví zde. V opačném případě se vám uživatelé budou zobrazovat a nabízet pod jejich emailem.

Jakmile máte přidané všechny schvalovatele, zvolíte, jednu z těchto možností (nelze obě):

dodržet pořadí schvalovatelů
schválit kýmkoliv ze skupiny (schvalování je hotové, jakmile schválí jeden z dané skupiny)
povolit delegování schválení - lze kombinovat s každým z výše uvedených bodů.

a scénář uložíte.

Volba scénáře

Mezi vašimi vytvořenými scénáři jednoduše vyberte scénář, který potřebujete, pak už stačí zahájit schvalování.
V případě, že prvním schvalovatelem je současně uživatel, který schvalování zahajuje, tak se rovnou objeví u tlačítka Zahájit schvalování i "a zároveň schválit". Pokud by však schvalovatel zahájením schvalování nechtěl automaticky doklad schválit, může přes tlačítko šipky hned vedle zahajování, vybrat možnost "Zahájit schvalování".

Editace scénáře

V rámci editace scénáře můžete udělat tyto změny:

přidat/odebrat schvalovatele
vypnout/zapnout dodržet pořadí schvalovatelů
vypnout/zapnout možnost Schválit kýmkoliv ze skupiny (pozor není možné používat v kombinaci s možností "dodržet pořadí schvalovatelů")
přejmenovat současný scénář
využít jako základ pro vytvoření dalšího scénáře

Jak editovat scénář:

1. Přes detail dokladu

Stačí otevřít konkrétní doklad, vybrat scénář a kliknout na tlačítko Editovat. Udělejte úpravy, jaké potřebujete a potvrďte tlačítkem Uložit změny. Než všechny změny provedete a uložíte, je možné všechny úpravy zrušit kliknutím na "vrátit změny".

Jakmile kliknete na tlačítko Uložit scénář, tak na vás vyskočí ještě jedno potvrzení s dotazem, zda chcete nahradit současný scénář (tedy provést změny pro současný scénář) nebo vytvořit nový.

V případě, že provedené změny neuložíte a kliknete na zahájit schválení, bere to systém jako jednorázový scénář, který má být na tomto jednom konkrétním dokladu a s dalším nahraným dokladem mezi volbami tento scénář nebude, proto nezapomeňte změny uložit.
Případ, kdy můžete využít tuto jednorázovou akci, může například být, když potřebujete doklad schválit od nějakého zástupce během dovolené/nemoci.

Jakmile je scénář připraven podle vašich představ, můžete “Zahájit schvalování”.

2. Přes nastavení

Již vytvořené schvalovací scénáře můžete editovat také přes Nastavení - Víceúrovňové schvalování - druhá záložka Schvalovací cesty:

Vidíte zde:

název schvalovací cesty/scénáře
pro jakou účetní jednotku je vytvořený
frontu pro kterou je vytvořený
schvalovatelé
akce

Ikonou čtverečků si scénář zkopírujete (lze dělat kopii pouze v rámci dané účetní jednotky a fronty), tužkou pak upravíte, případně poslední možností Košem smažete.

Přehled dokladů v oběhu

Jakmile zahájíte schvalování, dokument se nikam nepřesouvá a zůstává ve sloupci “Ke schválení”, kde na přehledu vidíte konkrétního schvalovatele, na jehož schválení dokument čeká. Tento přehled všech dokladů vidí pouze uživatelé, kteří mají příslušnou roli a oprávnění (například. editor, admin).
Doklady, u kterých není vidět oranžový ukazatel, že se čeká na schválení schvalovatelem, nemají prozatím schvalování zahájené. Jednoduše tedy poznáte, u které doklady se již schvalují a které ne.

Filtrování schvalovatelů a scénářů

Pro zjednodušení práce si můžete vyfiltrovat doklady, které jsou aktuálně bez schvalovatele anebo najít na jakého uživatele se čeká u konkrétních dokladů.
Klikněte si na přehledu dokladů na tlačítko Filtr - zvolte možnost Přidat filtr - vyhledejte Aktuální schvalovatel a potvrďte:

Pak už si ve filtru můžete vyhledat/zaškrtnout možnost "bez schvalovatele" anebo konkrétního uživatele, potvrďte tlačítkem a doklady se vám vyfiltrují. K tomu můžete použít v kombinaci jakýkoliv další filtr, například datum splatnosti.

Stejným způsobem můžete filtrovat jaké doklady mají použitý určitý schvalovací scénář. V tlačítku přidat filtr pro tento účel zvolíte možnost schvalovací scénář.

Proces schvalování

Schválení dokladu

Doklady můžete schvalovat třemi možnými způsoby. Záleží jenom na vás, který preferujete:

přes webovou aplikaci
přes e-mail
přes mobilní aplikaci

Pokud je osoba přiřazena do schvalovacího scénáře, vidí v Digitoo.ai vlevo nahoře pod názvem organizace složku “Dashboard”. Zde jsou vyfiltrované doklady, které má daný uživatel schválit.

V “Dashboardu” máte jako schvalovatel přehled o:

všech dokumentech, které čekají na vaše schválení
dokladech, které jste už schválili, ale čekají na schválení ještě někým dalším
dokladech, které byly kompletně schválené
dokladech, které byly kompletně schválené a už jsou i odeslané do účetního systému
dokladech, které byly zamítnuté - uvidíte zde i poznámku/důvod zamítnutí
datech k jednotlivých dokladům s možností si je exportovat např. do xls, csv formátu

Jakmile daný doklad všichni schvalovatelé schválí, přesune se do tabu “Ke kontrole”, kde ho pověřená osoba (typicky účetní) finálně zkontroluje a následně doklad odešle. Tím se doklad přesune do tabu “Odeslané”, přenese se do účetního systému a v Digitoo.ai je uzamčený pro další úpravy kvůli auditní stopě. Pokud tedy doklad potřebujete opravit po odeslání, opravte ho přímo v účetním systému anebo ho můžete stornovat v účetnictví, nahrát do Digitoo.ai znovu a ještě jednou ho zpracovat s opravami.

Pomocí pravidel schvalování je možné si nastavit, že se po schválení posledním schvalovatelem doklad přesune rovnou do "Odeslané" a přeskočí se tím záložka "Ke kontrole". viz článek .

1. Schválení přes webovou aplikaci

V Dashboardu máte přehled o dokladech, které čekají na vaše schválení a to hned v první záložce "Ke schválení".
V případě, že schvalujete doklady pro různé firmy/účetní jednotky, vidíte, jaké konkrétní účetní jednotce doklad patří,.

Ve sloupcích si můžete nastavit co potřebujete, a pak doklady schválit na úrovni přehledu přes tlačítko "schválit". Případně, když vyberete více dokladů, tak je lze schválit i hromadně.

Pokud potřebujete na dokladu něco doplnit (např. středisko, poznámku, přílohy) nebo zkontrolovat, pak si rozklikněte detail daného dokladu, doplňte, co je potřeba, a vlevo dole máte tlačítko Schválit. Jakmile doklad schválíte, přesune vás aplikace automaticky na další doklad v řadě čekající vaše schválení.

2. Schválení s poznámkou

Máte možnost si v rámci nastavení zapnout funkci (není automaticky nastavená), při které můžete vyžadovat poznámku při schvalování. Tím zajistíte, že schvalovatel vždy uvede důvod nebo kontext schválení.

Pokud si funkci chce aktivovat, přejděte do Nastavení (levý horní roh) ve webové aplikaci - Fronty - záložka Funkcionality a tady se na konci nachází možnost "Vyžadovat poznámku u Schválit", kterou zapněte.

Na dokladu se pod šipkami bude objevovat možnost "schválit s poznámkou".

Poznámka se objevuje vedle jména schvalovatele v levé dolní části dokladu:

3. Schválení přes e-mail

Pokud si nastavíte pod svým profilem, aby vám chodily e-mailové notifikace na doklady čekající na vaše schválení, pak máte možnost si doklad zobrazit nebo ho rovnou schválit.
Odkaz v emailu pro schválení nebo zobrazení dokumentu má omezenou platnost 24 hod. a pak vyprší. Po jeho vypršení se na doklad dostanete přes váš Dashboard přímo v aplikaci Digitoo.ai na webu.

Dokument můžete přímo z emailu schválit, nebo si dokument zobrazit, čímž se přenesete do Digitoo.ai a můžete doklad upravit a schválit.

V případě, že je dokument z vašeho pohledu v pořádku a nic nebrání jeho schválení, můžete ho schválit přímo z emailu. Ve chvíli, kdy tak učiníte, objeví se vám potvrzení, že byl dokument schválen, a pokud chcete, můžete si ho zobrazit.

4. Schválení přes mobilní aplikaci

Doklady, které čekají na vaše schválení, naleznete v mobilní aplikaci pod tlačítkem Domečku, tj. Dashboard. V mobilní aplikaci můžete tlačítkem "Schválit" snadno schválit doklady. Více informací ke schvalování v mobilní aplikaci naleznete v tomto článku. Můžete si rovněž nastavit, aby vám chodily tzv. push notifikace, když vám dorazí do Digitoo.ai mobilní aplikace doklad, který máte schválit, nebo doklad, který někdo poslal zpět k vám, případně doklad, který byl po vašem schválení zamítnutý. Více informací k push notifikacím naleznete zde. 👈

Vrácení k přepracování

Při schvalování může schvalovatel doklad poslat/vrátit zpět a vložit komentář, proč ho vrací. Vždy lze vracet doklad zpět kterémukoliv předchozímu schvalovateli.
Jakmile doklad pošlete zpět, objeví se danému člověku v jeho Dashboardu v záložce "Ke schválení" a uvidí i komentář proč byl poslaný zpět.

Nicméně pokud potřebujete pouze něco k dokladu prodiskutovat, můžete využít i sekci komentářů místo poslání zpět.

Pokud před schvalovatelem nikdo další není, je tedy schvalovatel první v řadě a doklad vrátí zpět, vrátí se zpět do celého přehledu faktur, odkud mu byl doklad poslaný, tedy odkud bylo zahájené schválení. Poznáte ho jednoduše tak, že u sebe bude mít ikonu červené šipky, na kterou když najedete myší, uvidíte, že byl dokument vrácen během schvalování.
Doklad upravíte, schválíte a opět se pošle dalšímu člověku v řadě ke schválení.
Takto jednoduše si doklady můžete mezi schvalovateli posílat zpět.

Na samotném detailu dokladu pak vidíte důvod vrácení. Jednoduše opravíte, co je potřeba, a zahájíte znovu schvalování.

Doklady poslané zpět si na přehledu dokladů můžete jednoduše odfiltrovat, a to kliknutím na buňku se slovem "status" na druhém řádku, kde se vám objeví možnost si zaškrtnout (vyfiltrovat) pouze doklady vrácené při schvalování, které pak stačí potvrdit tlačítkem Potvrdit filtr:

Zamítnutí

Pokud se k vám dostane doklad, u kterého zjistíte chybu, která vám nedovoluje doklad schválit a předat dalšímu uživateli, můžete doklad zamítnout.

Zamítnutí je finální stav, ze kterého již nelze znovu zahájit schválení dokladu jinak než opětovným nahráním.

Způsoby zamítnutí:

Na detailu faktury po šipkou u tlačítka "Schválit"
Na přehledu dokladů v pravé části u daného dokladu

Zamítnutý doklad zůstane v záložce "Ke schválení", kde bude viditelný důvod zamítnutí a je na vás se rozhodnout, co s takovým dokladem uděláte a jak budete postupovat dál, například, jestli ho rovnou smažete.
Takto smazaný doklad se bude zobrazovat v záložce "Smazané" a zůstane tam původní poznámka s komentářem pro zamítnutí.

💡 Tip: Doporučujeme specifikovat poznámku, proč jste doklad zamítli, abyste do budoucna měli přehled, proč jste tak učinili.
Tím, že doklad zamítáte, tak potvrzujete, že takový doklad se nemá dostat do účetnictví.

Vypnutí možnosti zamítnutí

Pokud chcete zamezit tomu, aby vaši uživatelé doklady nemohli zamítnout, a tedy pouze vám vkládali komentáře, když něco potřebují ověřit, tak si můžete zcela vypnout možnost doklady zamítnout. Konkrétně přes Nastavení - Fronty - vyhledáte danou frontu - funkcionality - a tady nastavíte modrým posuvníkem "Zakázat funkci Zamítnout".

Díky tomu se pak nikomu nebude nabízet tlačítko pro zamítnutí.

Odeslání

Při schvalování faktur máte v Digitoo.ai dvě možnosti, jak se schválené dokumenty dostanou do záložky “Odeslané”:

Účetní není ve schvalovací cestě
Znamená to, že účetní není schvalovatelem a všechny schválené doklady budou končit v záložce "Ke kontrole".
Doklad je do Digitoo.ai nahráný, je mu přiřazený schvalovací scénář, následně je zahájeno schvalování a doklad čeká na schválení schvalovateli. Jakmile ho všichni schvalovatelé schválí, přesune se do záložky “Ke kontrole”, kde ho pověřená osoba (typicky účetní) finálně zkontroluje a následně doklad odešle. Tím se přesune doklad do záložky "Odeslané" a do účetního systému.
Automatické odeslání po schválení posledním člověkem
Typicky tento případ použijete, pokud je vaše účetní ve schvalovacím scénáři jako poslední. Tím, že doklad schválí poslední schvalovatel, automaticky se doklad odešle do účetního systému.
Doklad je nejprve editovaný pověřenou osobou, která ho zkontroluje a doplní potřebné náležitosti, doplní schvalovací scénář a zahájí schvalování. Po schválení posledním schvalovatelem se doklad automaticky přesune do záložky "Odeslané" a propíše do účetního systému. U tohoto nastavení workflow dokladů silně doporučujeme, aby posledních schvalovatelem byl/a účetní, protože pokud má doklad nějakou účetní chybu, vrátí ho účetní program zpět do Digitoo.ai právě poslednímu člověku, který ho schválil.
Pokud máte zájem o autoexport vašich dokladů po splnění schvalovacího kolečka, kontaktujte prosím naši zákaznickou linku na tvujteam@digitoo.cz, rádi vám tuto funkci zapneme.

Audit log

Audit log si zobrazíte tak, že si otevřete detail dokladu a v horní části obrazovky uvidíte tlačítko "Audit log", který si kliknutím můžete jednoduše otevřít.

Po rozkliknutí vidíte detailní historii práce s dokladem. Celou historii si můžete stáhnout ve formátu .csv. kliknutím na tlačítko Stáhnout. Audit log lze stahovat i při hromadném exportu dokladů zároveň s dokladem.
Případně vám váš integrační partner může nastavit, aby se spolu s dokladem přenášel do účetnictví i audit log a stahoval se automaticky. Vše je detailně popsané tady.👈