Víceúrovňové schvalování

Pokud ve vaší společnosti potřebujete schvalovat doklady pomocí přehledného nástroje, přiřazovat konkrétním uživatelům, zadávat rozlišné schvalovací scénáře a mít přehled o historii faktury, je v Digitoo k dispozici funkce víceúrovňového schvalování.
Tento článek vám přiblíží, jak s ním pracovat v rámci Digitoo.

Osoba, která má mít práva doklady schvalovat, musí být uživatelem Digitoo. Pokud v Digitoo nemá vytvořený účet, nebude moct nic schvalovat.
Musíte tuto osobu tedy nejprve do Digitoo přidat. Jak na to se dozvíte zde.
Tento nový uživatel pak dostane na e-mail pozvánku, že byl pozvaný do Digitoo, klikne na odkaz a nastaví si své heslo, kterým se bude hlásit do aplikace. Jakmile vše nastaví a potvrdí, je automaticky přihlášen do Digitoo do firmy, kam jste ho pozvali.

V případě, že má konkrétní uživatel mít přístup pouze k dokladům, kterému mu byly přiřazené ke schválení a k ničemu jinému, pak tohle můžete vyřešit přiřazením role Omezeného editora, která přesně slouží tomuto účelu. Omezený editor kromě schvalování konkrétních dokladů může doklady do Digitoo nahrávat, přiřadit k nim poznámku, středisko cokoliv co je potřeba, ale jakmile doklad nahraje, tak už ho vidí jenom uživatelé, kteří mají přístup k celkovému archivu dokladů a musí mu ho případně přiřadit v rámci schvalování, pokud ještě něco má doplnit nebo doklad kvůli auditnímu logu schválit.

Zahájení schvalování

Pokud máte aktivní funkci víceúrovňového schvalování, je doklad nahrán do tabu “Ke schválení”, kde je na detailu faktur automaticky přednastaveno, že vyžadujete vybrání schvalovacího scénáře.
Toto lze zkontrolovat přímo na detailu faktury v levé tmavé části úplně dole.

V případě, že u konkrétního dokladu schvalování nepotřebujete, stačí tuto funkci posuvníkem vypnout a kliknout rovnou na tlačítko "Schválit". Tohle můžete využít pro případy, kdy máte režijní faktury, které se vám opakují, a můžou rovnou přejít do účetního oddělení bez schvalovacího kolečka.

Pokud máte posuvníkem víceúrovňové schvalování zapnuté, u daného dokladu, klikněte na “Vyberte scénář”. A máte tři možnosti

vytvořit nový scénář
vybrat některý z již dříve vytvořených scénářů
editovat již současně vytvořený scénář
zvolit možnost "dodržet pořadí schvalovatelů"

1. Vytvoření nového scénáře

Jednoduše kliknete na "Nový scénář" zadáte jednotlivé uživatele, kteří mají v daném scénáři být. Zvolíte, zda se má dodržet jejich pořadí nebo nikoliv a scénář si uložíte a pojmenujete jak potřebujete.

2. Zvolení vytvořeného scénáře

Mezi vašimi vytvořeným scénáři jednoduše vyberte scénář, který potřebujete a v dalším kroku zvolte, zda se má dodržet jejich pořadí nebo nikoliv a scénář si uložíte a pojmenujete jak potřebujete. Pak už stačí zahájit schvalování.

3. Editace scénáře

Pokud potřebujete upravit již vytvořený scénář a nějakého uživatele přidat, odebrat nebo popřehazovat pořadí. Stačí zvolit konkrétní scénář, udělat potřebné změny a kliknout na tlačítko "Uložit změny" a zvolit "Nahradit scénář"
Případně můžete editaci scénáře použít jako základ pro vytvoření dalšího scénáře, když pro uložení kliknete na tlačítko "vytvořit nový scénář" a v dalším kroku si ho pojmenujete.

Než všechny změny provedete a uložíte, je možné všechny úpravy zrušit kliknutím na "vrátit změny".

V případě, že provedené změny neuložíte a kliknete na zahájit schválení, bere to systém jako jednorázový scénář, který má být na tomto jednom konkrétním dokladu a s dalším nahraným dokladem tam mezi volbami tento scénář nebude, proto nezapomeňte změny uložit.
Případ, kdy můžete využít tuhle jednorázovou akci, může například být, když potřebujete doklad schválit od nějakého zástupce během dovolené/nemoci.

Jakmile je scénář připraven podle vašich představ, můžete “Zahájit schvalování”.

4. Pořadí schvalovatelů

V Digitoo není možné přeskočit uživatele, který byl vybraný do schvalovacího scénáře, uživatelé však mohou schvalovat v náhodném pořadí.

🖊️Tip: Pokud chcete, aby se vám uživatelé ve scénářích zobrazovali pod jménem, je potřeba vaše uživatele požádat, aby si ve svém profilu nastavili jméno - více se dozví zde. V opačném případě se vám uživatelé budou zobrazovat a nabízet pod jejich emailem.

Přehled dokladů v oběhu

Jakmile zahájíte schvalování, dokument nikam nepřesouvá a zůstává ve sloupci “Ke schválení”, kde na přehledu vidíte konkrétního schvalovatele, na jehož schválení dokument čeká. Tento přehled všech dokladů vidím pouze uživatelé, kterým jste na to přiřadili roli, a tedy oprávnění.
Doklady, které žádného schvalovatele přiřazeného nemají, ještě schválení zahájené nemají. Jednoduše tedy poznáte, u kterých dokladů to musíte udělat. Zároveň v přehledu všech dokladů na začátku vždy vidíte nově nahrané doklady do Digitoo.

Uživatel, který má roli Omezený editor neuvidí přehled všech dokladů. Uvidí pouze ty doklady, které mu byly přiřazené v rámci schvalovacího scénáře na tzv. Dashboardu.

V “Dashboardu” máte jako schvalovatel přehled o:

všech dokumentech, které čekají na vaše schválení
doklady, které jste už schválení, ale čekají na schválení ještě někým dalším
doklady, které byly kompletně schválené a čekají na zpracování účetní
doklady, které byly kompletně schválené a už jsou i odeslané do účetního programu
dokladech, které byly zamítnuté - uvidíte zde i poznámku/důvod zamítnutí

Schvalování

Doklady můžete schvalovat třemi možnými způsoby. Záleží jenom na vás, který preferujete:

přes webovou aplikaci
přes e-mail
přes mobilní aplikaci

Pokud je osoba přiřazena do schvalovacího scénáře, vidí v Digitoo vlevo nahoře pod názvem organizace složku “Dashboard”. Zde jsou vyfiltrované doklady, které má daný uživatel schválit.

Jakmile daný doklad všichni schvalovatelé schválí, přesune se do tabu “Ke kontrole”, kde ho pověřená osoba (typicky účetní) finálně zkontroluje a následně doklad odešle. Tím se doklad přesune do tabu “Odeslané”, přenese se do účetního programu a v Digitoo je uzamčený pro další úpravy kvůli auditní stopě. Pokud tedy doklad potřebujete opravit po odeslání, opravte ho přímo v účetním programu anebo ho můžete stornovat v účetnictví, nahrát do Digitoo znovu a ještě jednou ho zpracovat s opravami.

1. přes webovou aplikaci

V Dashboardu máte přehled o dokladech, které čekají na vaše schválení a to hned v první záložce "Ke schválení".
V případě, že schvalujete doklady pro různé firmy/účetní jednotky, tak i vidíte, jaké konkrétní účetní jednotku doklad patří.

Ve sloupcích si můžete nastavit co potřebujete a pak doklady schválit na úrovni přehledu přes tlačítko "schválit". Případně když vyberete více dokladů, tak je lze schválit i hromadně.

Případně pokud potřebujete na dokladu něco doplnit (např. středisko, poznámku, přílohy) nebo zkontrolovat, pak si rozklikněte detail daného dokladu, doplňte co je potřeba a vlevo dole máte tlačítko schválit. Jakmile ho schválíte, přesunete se automaticky na další doklad v řadě čekající na schválení vámi.

2. přes e-mail

Pokud si nastavíte pod svým profilem, aby vám chodili e-mailové notifikace na doklady čekající na vaše schválení, pak máte možnost si doklad zobrazit nebo ho rovnou schválit.

Dokument můžete přímo z emailu schválit, nebo si dokument zobrazit, čímž se přenesete do Digitoo a můžete doklad upravit a schválit.

V případě, že je dokument z vašeho pohledu v pořádku a nic nebrání jeho schválení, můžete ho schválit přímo z emailu, ve chvíli, kdy tak učiníte, objeví se vám potvrzení, že byl dokument schválen a pokud chcete, můžete si ho zobrazit.

3. přes mobilní aplikaci

Doklady, které čekají na vaše schválení naleznete v mobilní aplikaci pod tlačítkem Domečku, tj. Dashboard. V mobilní aplikaci můžete tlačítkem "Schválit" snadno schválit doklady. Více informací ke schvalování v mobilní aplikaci naleznete v tomto článku. Můžete si rovněž nastavit, aby vám chodily push notifikace, když vám dorazí do Digitoo mobilní aplikace doklad, který máte schválit, nebo doklad, který někdo poslal zpět k vám, případně doklad, který byl po vašem schválení zamítnutý. Více informací k push notifikacím naleznete v tomto článku.

Vrátit zpět

Při schvalování může schvalovatel doklad vrátit zpět a vložit komentář, proč ho vrací. Vždy lze vracet doklad zpět kterémukoliv předchozímu schvalovateli.
Jakmile doklad pošlete zpět, objeví se danému člověku v jeho Dashboardu v záložce "Ke schválení" a uvidí i komentář proč byl poslaný zpět.

Pokud už před schvalovatelem nikdo další není, je tedy první v řadě a doklad vrátí zpět, vrátí se zpět do celého přehledu faktur, odkud mu byl doklad poslaný, tedy odkud bylo zahájené schválení. Poznáte ho jednoduše tak, že u sebe bude mít ikonu červené šipky, na kterou když najedete uvidíte, že byl dokument vrácen během schvalování.
Doklad upravíte, schválíte a opět se pošle dalšímu člověku v řadě ke schválení.
Takhle jednoduše si doklady můžete mezi schvalovateli posílat zpět.

Na samotném detailu dokladu pak vidíte důvod vrácení. Jednoduše opravíte co je potřeba a zahájíte znovu schválení.

Zamítnutí

Pokud se k vám dostane doklad, u kterého zjistíte chybu, která vám nedovoluje doklad schválit a předat dalšímu uživateli, můžete doklad zamítnout.

Zamítnutí je finální stav, ze kterého již nelze znovu zahájit schválení dokladu jinak než opětovným nahráním.

Způsoby zamítnutí:

Na detailu faktury po šipkou u tlačítka "Schválit"
Na přehledu dokladů v pravé části u daného dokladu

Zamítnutý doklad se přesune do záložky "Vše", kde si můžete filtrovat stav "zamítnuté", abyste se k těmto dokladům jednoduše dostali.

Když si zaškrtnete, aby se zobrazily pouze zamítnuté doklady, vidíte přehledně i důvod zamítnutí, který jste vložili do poznámky.

💡 Tip: Doporučujeme vložit poznámku, proč jste doklad zamítli, abyste do budoucna měli přehled, proč jste tak učinili.
Tím, že doklad zamítáte, tak potvrzujete, že takový doklad se nemá dostat do účetnictví.
Zamítnutý doklad najdete v záložce Vše.

Odeslání

Při schvalování faktur máte v Digitoo dvě možnosti, jak se schválené dokumenty dostanou do sloupce “Odeslané” (v případě propojení rovnou do účetního systému):

Účetní není ve schvalovací cestě
Znamená to, že účetní není schvalovatelem a všechny schválené doklady jí budou končit v tabu "Ke kontrole".
Doklad je do Digitoo nahrán, je mu přiřazen schvalovací scénář, následně je zahájeno schvalování a doklad čeká na schválení schvalovateli. Jakmile ho všichni schvalovatelé schválí, přesune se do tabu “Ke kontrole”, kde ho pověřená osoba (typicky účetní) finálně zkontroluje a následně doklad odesílá. Tím se přesune doklad do záložky "Odeslané" a účetního programu.
Automatické odeslání po schválením posledním člověkem
Typicky tento případ použijete, pokud je vaše účetní ve schvalovacím scénáři jako poslední. Tím, že doklad schválí poslední člověk, tak se automaticky doklad odešle do účetního programu.
Doklad je nejprve zkontrolován pověřenou osobou, která ho zkontroluje a doplní potřebné náležitost, doplní schvalovací scénář a zahájí schválení. Po schválení posledním schvalovatelem se doklad automaticky odešle do účetnictví a v Digitoo do záložky "Odeslané".
Tady opravdu doporučujeme, aby na konci cesty byla účetní, protože pokud má doklad nějakou účetní chybu, vrátí ho účetní program zpět do Digitoo, a tady je typicky potřeba znalosti účetních, aby věděli, jak doklad opravit (např. nelze doklad zapsat do uzavřeného období DPH).
Pokud máte zájem o autoexport vašich dokladů po splnění schvalovacího kolečka, kontaktujte prosím naši zákaznickou linku na tvujteam@digitoo.cz, rádi vám tuto funkci zapneme.

Auditní log

Funkce auditního logu je automaticky součástí funkce pokročilého schvalování.

Auditní log si zobrazíte tak, že si otevřete detail dokladu a vlevo dole u modrého tlačítka pro práci s doklady se nachází "Audit log", který si kliknutím můžete jednoduše otevřít.

Po rozkliknutí vidíte detailní historii práce s dokladem.

Celou historii si můžete stáhnout ve formátu .csv. kliknutím na tlačítko stáhnout.
Případně vám váš integrační partner může nastavit, aby se spolu s dokladem přenášel do účetnictví i auditní log, a stahoval se automaticky.

Bohužel auditní log nejde stahovat hromadně pro více dokladů.