Začínáme s Digitoo.ai

Objevte, jak zjednodušit a zefektivnit své účetní procesy s Digitoo.ai! Podívejte se na následující video, které je vaším ultimátním průvodcem k ovládnutí aplikace – od počátečního nastavení až po využití všech jejích funkcí. Ať už jste v Digitoo.ai nováček, nebo chcete optimalizovat svůj pracovní postup, tento krok za krokem průvodce vám ukáže, jak co nejlépe využít tento inovativní nástroj.

Naučíte se, jak nastavit svůj účet, automatizovat extrakci dat, spravovat schvalování dokumentů a snadno se propojit s vaším účetním systémem. 

1) Poté, co jste si v Digitoo.ai založili organizaci, pokračujte přidáním účetní jednotky. V pravém dolním rohu zvolte 'Přidat účetní jednotku'. Následně se vám zobrazí okno, ve kterém vyberte váš region a účetní systém (v případě, že chcete pokračovat bez integrace, zvolte možnost 'Bez propojení') .

Doplňte název účetní jednotky, a také IČO a DIČ, které slouží pro zvýšení přesnosti vyčítání dat Digitoo.ai app. Údaje prosím zkontrolujte. Je důležité, aby byly vyplněné správně.

Zatrhněte pokud máte zájem o aktivaci záložky ke schválení a potvrďte volbou pokračovat. V dalších krocích vás průvodce provede krok za krokem instalací konektoru na váš účetní systém. Postupujte dle instrukcí.

2) Po úspěšném založení účetní jednotky můžete začít nahrávat doklady. Doklady je možné do Digitoo.ai nahrávat třemi způsoby: přeposíláním na sběrný mail, nebo přímo z vašeho počítače funkcí drag and drop (přetažením) a využitím + tlačítka v pravém dolním rohu.

3) Po nahrání dokumentu si zkontrolujte vyčtená data a zvolte účetní vazby (v případě napojení na účetní systém). Podrobné kontroly vyčtených dat a volby účetních vazeb jsou potřebné jen ze začátku, než si AI natrénujete na vaše konkrétní typy dokladů. Při správném používání a opravách vám brzy zafungují AI funkce jako je například okamžité učení nebo juniorní účetní.

4) Po kontrole údajů jednoduše zvolte 'Odeslat' a faktura se vám na jedno kliknutí přenese do vašeho účetního systému. V Digitoo.ai rozhraní se přesune do záložky 'Odeslané', kde se kvůli zachování auditní stopy zamkne. Je tam pro vás ale pořád pro čtení.

5) U každé fronty si můžete nastavit individuální schéma. Vypnutím/zapnutím jednotlivých polí si můžete práci nejen zjednodušit, ale také urychlit. Bude se vám to hodit například vypnutím rekapitulace DPH u neplátce daní.

Schéma si můžete nastavit na dvou místech:

• Najetím myší na název fronty, kdy se vám zobrazí tři tečky, po jejichž kliknutí se vám zobrazí možnosti nastavení fronty. Zvolte možnost 'Nastavení schématu fronty'. Otevře se vám okno se seznamem vyčítaných údajů, kde si můžete zvolit pole která vám vyhovují a následně zvolte 'Uložit'.
• Druhá cesta k úpravě schématu je přímo v náhledu dokladu, v horní části schématu. Zvolte možnost 'Upravit schéma' a vyberte si pole, která chcete z dokladu vyčíst.

6) V případě, že by Digitoo.ai používalo více osob z vaší firmy, máte možnost přizvat si uživatele do vaší organizace. Klepnutím na ikonku panáčka v pravém horním rohu, případně otevřením Nastavení - Uživatelé, můžete zadáním mailové adresy přidat uživatele a zvolit mu jeho uživatelskou roli podle toho, jaké pravomoci mu v rámci aplikace chcete dát. Takto přidanému uživateli přijde na mail pozvánka do vaší organizace s výzvou založit si heslo přes odkaz, který je platný 48h.