Nastavení fronty

Pokud máte účetní jednotku úspěšně napojenou na účetní systém, tak každá z front je spárována s příslušnými číselníky dle daného účetního systému a konkrétní databáze.

Zde na obrázku vidíte příklad účetní jednotky se třemi frontami - pro přijaté faktury, vydané faktury a účtenky. 
Písmeno před názvem fronty je odvozeno od názvu účetní jednotky. 
Číslice za názvem fronty ukazuje, kolik dokladů je v dané frontě připraveno ke schválení/ke kontrole, a čekají na zpracování.

Fronty může spravovat uživatel s rolí admin, super admin nebo vlastník. Stačí když najedete na název fronty a kliknete na tři tečky, objeví se nabídka s těmito možnostmi:

Případně si můžete otevřít pokročilé nastavení fronty kliknutím Nastavení vlevo nahoře - Fronty - najít frontu dané účetní jednotky - kliknout na tři tečky - Nastavení fronty. Zde pak najdete možnosti nastavit:

1. Schéma fronty
2. Funkcionality
3. Automatizace (v případě, že nepoužíváte automatizace k víceúrovňovému schvalování na dané frontě)
4. Obecné 

1. Schéma

V tomto rozšířeném nastavení schématu dané fronty si můžete v prvním sloupečku nastavit (sloupec ZOBRAZIT), zda bude pole v dané frontě viditelné. Toto nastavení kopíruje nastavení schématu na detailu dokladu nebo pod třemi tečkami u fronty na hlavní straně v Digitoo.ai.

Sloupec POVINNÉ POLE slouží k tomu, abyste si nastavili, zda některé z polí, se kterými v dané frontě pracujete, bude povinné pro vyplnění. V případě, že u pole vyberete, aby bylo povinné pro schéma, při jeho nevyplnění na kterémkoliv dokladu v dané frontě se vám zobrazí u pole na detailu dokladu červený vykřičník, který vás bude blokovat v odeslání dokladu, dokud pole nevyplníte validní hodnotou. Schvalování dokladu i s nevyplněným povinným polem možné je, pouze odeslání bude zablokované.

Sloupec VÝCHOZÍ HODNOTA vám umožňuje nastavit si u konkrétních polí výchozí hodnotu, kterou se dané pole bude vyplňovat na všech fakturách od dodavatelů v dané frontě. 

POZOR: AI bude v prvé řadě z dokladu vytěžovat příslušnou hodnotu do daného pole i přestože jste nastavili výchozí hodnotu. Pouze pokud AI nenajde na dokladu hodnotu, kterou by pole vyplnila, použije přednastavenou výchozí hodnotu zde z nastavení schématu.

TIP: V případě, že máte zahraniční doklady, na kterých se nenachází sazba DPH, ale DPH k dokladům potřebujete odvádět zde v ČR, doporučujeme nastavit si separátní frontu s názvem např.: "Zahraniční faktury". Do této fronty budete pak nahrávat pouze zahraniční doklady, a můžete si nastavit ve schématu, abyste například měli skryté číslo účtu, a naopak odkrytý IBAN a rovněž si můžete nastavit výchozí hodnotu do Sazby DPH v Rekapitulaci DPH na 21.00. Toto vám pak zjednoduší práci se zahraničními fakturami, protože nebudete muset doplňovat ručně sazbu u každého zahraničního dokladu. AI sazbu na dokladu nenajde, tak ji předvyplní z výchozí nastavené hodnoty.

2. Funkcionality

Záložka Funkcionality se skládá ze dvou oddílů. První oddíl, kde si nastavujete Varování nízké spolehlivosti, je podrobně popsaný v tomto článku. Druhý oddíl funkcionalit se týká dalších specifických nastavení funkcí dané fronty.

3. Automatizace 

Tomuto tématu se věnujeme v odděleném článku o automatizacích Digitoo.ai.

4. Obecné

Název fronty

Zvolte možnost přejmenovat a otevře se vám okno, kam zadáte nový název a uložíte kliknutím na 'přejmenovat'.

Druhou možností je otevřít Nastavení vlevo nahoře - Fronty - najít frontu dané účetní jednotky - kliknout na tři tečky - Nastavení fronty - otevřete si třetí záložku pro "Obecné" - a zde můžete změnit název fronty.

Importovací adresa

Více k tomuto tématu naleznete v tomto článku.

Smazání fronty

Než tuto akci uděláte, ujistěte se, že jste si stáhli veškeré doklady, které jste tam zpracovali. Jak exportovat doklady vás navede tento článek.
Stačí najet kurzorem na název fronty a objeví se tři tečky, pod kterými se skrývá možnost Odstranit. Pozor jedná se o nevratnou akci, jakmile kliknete odstranit, fronta se okamžitě smaže a s ní i všechny doklady, které jste do ní nahráli.