Přeposílání dokladů do Digitoo.ai

Doporučujeme, abyste si zřídili e-mailovou schránku pro faktury od vašich obchodních partnerů. Jelikož je do Digitoo.ai možné nahrávat doklady přes e-mail, můžete si nastavit, aby se všechny e-maily z této vaší schránky pak odesílaly rovnou do Digitoo.ai, a nahrávaly se tam automaticky. 

Nejprve si musíte vytvořit účetní jednotku. Jakmile to uděláte, pro každou frontu dokladů se automaticky vygeneruje unikátní Digitoo.ai e-mailová adresa, tzv. importovací adresa.

Adresu najdete, když si kliknete na danou frontu dokladů a kliknutím na ikonu obálky si jednoduše e-mail zkopírujete.

Pokud sběrnou e-mailovou schránky pro faktury nepoužíváte, je možné vždy jednotlivě e-maily přeposlat do Digitoo.ai tím, že jako příjemce dáte Digitoo.ai e-mailovou adresu pro danou účetní jednotku. Případně máte možnost si nastavit pravidla pro přeposílání ve vaší schránce.

Do Digitoo.ai aplikace se úspěšně přepošle pouze e-mail, který měl nějakou přílohu anebo je to formát dokladů, který podporujeme.

Podporujeme tyto formáty dokladů: JPG, JPEG, PNG, TIFF nebo PDF a PDF s isdoc.

V případě, že e-mail žádnou přílohu nemá, nedojde k žádnému importu.

Jestliže jeden e-mail obsahuje více příloh, Digitoo si s tím také poradí a nahraje každou přílohu jako samostatný doklad. Neumí však automaticky rozstříhat jeden dokument, kde na více stranách jsou různé doklady. 

V tomto případě si musíte doklad rozstříhat anebo doporučíme se domluvit s vaším dodavatelem, aby vám posílal každou fakturu jako samostatný dokument.

Změna názvu importovací adresy/e-mailu

Název této Digitoo.ai e-mailové adresy lze částečně změnit (a to admin a vyšší role). Konkértně přes Nastavení - Fronty - záložka Obecné, kde máte možnost změnit první část importovací adresy/emailu.

Upozornění na selhaný import

Pokud chcete dostávat upozornění/notifikaci o tom, že import byl neúspěšný, můžeme si tuto funkci zapnout (opět uživatel s rolí admin a vyšší) a dokonce si i nastavit, na jakou e-mailovou adresu má toto upozornění chodit.
Ve webové aplikaci si otevřete Nastavení v levém horním rohou - Fronty - a poslední záložka Notifikace. Zde pak najdete nastavení pro neúspěšný import.

Nastavení automatického přeposílání

Gmail

Pokud používáte Gmail, pak lze vše nastavit v Nastavení - Přeposílání a protokol POP/IMAP - kde klikněte na Přidat adresu pro přeposílání a vložte Digitoo e-mail.

Následně bude Google vyžadovat ověření adresy či zadání ověřovacího kódu, pro který nám stačí napsat na tvujteam@digitoo.cz a e-mail vám ověříme.

Nakonec nastavení uložte a máte vše úspěšně nastavené

Nakonec nastavení uložte a máte vše úspěšně nastavené
 

Outlook

E-mailové zprávy můžete automaticky přeposílat nebo přesměrovávat nastavením pravidel doručené pošty. To se hodí, pokud chcete zprávy číst a odpovídat 

1. V horní části stránky vyberte Nastavení .
2. Vyberte Pošta > přeposílání. 
3. Vyberte Povolit přeposílání, zadejte e-mailovou adresu pro přeposílání a vyberte Uložit.

V případě, že se vám z Outlook do Digitoo stále neposílají, je potřeba ještě udělat jedno nastavení, aby se e-maily přeposílaly v html formátu nebo prostém textu.

V případě, že chcete dostávat upozornění na selhané importy a používáte Outlook. Pak si ještě nastavte, aby se uchovávala kopie přeposílaných e-mailů.