Přeposílání dokladů do Digitoo.ai
Doporučujeme, abyste si zřídili e-mailovou schránku pro faktury od vašich obchodních partnerů. Jelikož je do Digitoo možné nahrávat doklady přes email, můžete si nastavit, aby se všechny emaily z této vaší schránky pak odesílaly rovnou do Digitoo, a nahrávaly se tam automaticky.
Nejprve si musíte vytvořit účetní jednotku. Jakmile to uděláte, pro každou frontu dokladů se automaticky vygeneruje unikátní Digitoo e-mailová adresa.
Adresu najdete, když si kliknete na danou frontu dokladů a kliknutím na ikonu obálky si jednoduše e-mail zkopírujete.
Název této Digitoo e-mailové adresy nelze měnit, proto vám doporučíme vytvořit si vlastní e-mailovou adresu pro fakturaci, kam vám budou dodavatelé posílat faktury a odtud si můžete nastavit přesměrování do Digitoo.
Pokud sběrnou e-mailovou schránky pro faktury nepoužíváte, je možné vždy jednotlivě e-maily přeposlat do Digitoo tím, že jako příjemce dáte Digitoo e-mailovou adresu pro danou účetní jednotku. Případně máte možnost si nastavit pravidla pro přeposílání ve vaší schránce.
Do Digitoo aplikace se úspěšně přepošle pouze e-mail, který měl nějakou přílohu anebo je to formát dokladů, který podporujeme.
Podporujeme tyto formáty dokladů: JPG, JPEG, PNG, TIFF nebo PDF a PDF s isdoc.
V případě, že e-mail žádnou přílohu nemá, nedojde k žádnému importu.
Pokud chcete dostávat informaci o tom, že import byl neúspěšný, můžeme vám tuto funkci zapnout. Stačí nám napsat na tvujteam@digitoo.cz a upřesnit pro jakou účetní jednotku toto chcete nastavit.
Jestliže jeden e-mail obsahuje více příloh, Digitoo si s tím také poradí a nahraje každou přílohu jako samostatný doklad. Neumí však automaticky rozstříhat jeden dokument, kde na více stranách jsou různé doklady.
V tomto případě si musíte doklad rozstříhat anebo doporučíme se domluvit s vaším dodavatelem, aby vám posílal každou fakturu jako samostatný dokument.
Nastavení automatického přeposílání
Gmail
Pokud používáte Gmail, pak lze vše nastavit v Nastavení - Přeposílání a protokol POP/IMAP - kde klikněte na Přidat adresu pro přeposílání a vložte Digitoo e-mail.
Následně bude Google vyžadovat ověření adresy či zadání ověřovacího kódu, pro který nám stačí napsat na tvujteam@digitoo.cz a e-mail vám ověříme.
Nakonec nastavení uložte a máte vše úspěšně nastavené
Outlook
E-mailové zprávy můžete automaticky přeposílat nebo přesměrovávat nastavením pravidel doručené pošty. To se hodí, pokud chcete zprávy číst a odpovídat na ně z jiného e-mailového účtu nebo když potřebujete, aby za vás během vaší nepřítomnosti e-maily přijímal a odpovídal na ně někdo jiný.
- V horní části stránky vyberte Nastavení .
- Vyberte Pošta > přeposílání.
- Vyberte Povolit přeposílání, zadejte e-mailovou adresu pro přeposílání a vyberte Uložit.
V případě, že se vám z Outlook do Digitoo stále neposílají, je potřeba ještě udělat jedno nastavení, aby se e-maily přeposílaly v html formátu nebo prostém textu.
V případě, že chcete dostávat upozornění na selhané importy a používáte Outlook. Pak si ještě nastavte, aby se uchovávala kopie přeposílaných e-mailů.
