Bankovní účty a kontrola duplicit s Heliosem

Kontrola duplicit probíhá na základě čísla dokladu, IČO, DIČ, bankovního účtu a názvu dodavatele (přijaté faktury)/odběratele (vydané faktury). Kontrola duplicit se provádí u přijatých faktur, vydaných faktur i pokladních dokladů po přenosu dokladu do Heliosu.

Párování na adresář

1. Pokud z Digitoo na dokladu bylo IČO dodavatele/odběratele, hledá se dle IČO. Pokud nemá IČO, tak bod 2
2. Pokud z Digitoo na dokladu bylo DIČ dodavatele/odběratele, Hledá se dle DIČ. Pokud nemá DIČ, tak bod 3
3. Pokud z Digitoo na dokladu bylo bankovní spojení dodavatele, hledá se dle bankovního spojení. Pokud nemá bankovní spojení, tak bod 4 (pouze pokud je tato funkce nastavena)
4. Dále je možné párovat dle názvu a to lze nastavit dle návodu níže

Párování dle názvu

V rámci konektoru Digitoo na Helios dochází automaticky k párování vůči adresáři dle IČO nebo DIČ dodavatele. Nicméně u dodavatelů ze třetích zemí často tento údaj není, a pro tento účel je možné si u vybraných firem v Helios nastavit třetí možnost, a to párování oproti názvu.

Postup při nastavení:

1. Nejprve si v Heliosu přidejte do organizací sloupec, který vám ukáže, zda daná organizace má či nemá zapnuté párování oproti názvu. Otevřete si Ochodní partneři a CRM - Organizace - Přehled - stisknout CTRL+F pro rychlé vyhledání a napište slovo "párovat" - klikněte OK a dvojklikem si přidáte tuto možnost do zobrazovaných sloupců v Organizacích - potvrdťe vše nakonec kliknutím na tlačítko OK

2. Následně se na přehledu v organizacích objeví sloupec “ Párování dle názvu” , kde případně vidíte, které organizace to již mají nebo nemají zapnuté

3. V seznamu si odfiltrujte firmy, které mají prázdné ičo nebo dič, zůstanou tam tedy firmy pouze s názvem. Nejprve vám ale doporučíme u firem, kde máte duplicity, nechat pouze aktivní ty firmy, které používáte a zbytek si nastavte jako neaktivní. Do filtrů si pak můžete přidat, že hledáte firmy, které mají stav "aktivní".

Pokud byste duplicity nenastavili jako neaktivní, tak by při zápisu dokladu z Digitoo konektor nevěděl, do jaké firmy ve vašem adresáři ji má zapsat.

4. Vyberte firmy, kde chcete párování zapnout klikněte nahoře na liště na Doplňky - Digitoo - a zvolte párovat dle názvu

5. Na přehledu pak ve sloupci "Párovat dle názvu" uvidíte, že firmy, u kterých jste toto nastavení provedli budou mít nyní fajfku, která potvrzuje, že mají nastavené párování oproti názvu

Párování a logika bankovního účtu

Nové bankovní spojení a párování na adresář

Když doklad obsahuje nové bankovní spojení, které není uvedeno u organizace v Heliosu, a doklad se úspěšně exportuje z Digitoo a napáruje na organizaci v Heliosu, pak se toto nové číslo účtu nejen zapíše na doklad v Heliosu, ale také se automaticky přidá do údajů dané organizace.

Příklad:

Prázdné bankovní spojení a párování na adresář

Pokud se nepošle číslo účtu z Digitoo a doklad je spárován s organizací v Heliosu, použije se přednastavené číslo účtu u organizace (pokud je nastaveno). Pokud potřebujete používat bankovní spojení pouze z Heliosu, lze zapnout v konfiguraci nastavení "Používat bankovní účty v Heliosu" - více informací o této funkci naleznete zde.

Příklad: