Kontrola duplicit
Jednou z chytrých funkcí, které vám usnadní práci s doklady, je v Digitoo kontrola duplicit. Digitoo místo vás kontroluje, zda jste již v minulosti stejnou fakturu zpracovali v Digitoo, a zároveň kontroluje, zda se stejný doklad nenachází už v účetním systému (a to i z doby, kdy jste s Digitoo nepracovali).
Kontrola duplicit oproti Digitoo
Po nahrání a vytěžení dokladu se vám může zobrazit u statusu dokladu červený vykřičník. Pokud najedete kurzorem myši na vykřičník, sdělí vám, že se v Digitoo již stejný doklad nachází, a také vás informuje, na jakém místě se nachází. Tímto způsobem můžete můžete zachytit duplicitní doklad a smazat ho ještě předtím, než mu věnujete čas.
Kontrola duplicit oproti účetnímu systému
Po kontrole a odeslání dokladu do účetního systému automaticky Digitoo prozkoumá danou účetní jednotku v účetním systému. V případě, že zachytí v účetním systému stejný doklad, vrátí tento nový právě odesílaný doklad zpět do záložky "Ke kontrole" a nedovolí, aby se v této podobě doklad nahrál do účetního systému.
V záložce "Ke kontrole" doklad uvidíte s chybovou hláškou o duplicitě dokladu. Vrácený doklad můžete otevřít a opravit, případně po opravě opětovně odeslat, nebo smazat.
💡Tip: U některých účetních systémů je třeba nastavit úroveň kontroly duplicit. Míra kontroly duplicit má vliv na rychlost přenosu dokladu z Digitoo do účetního systému. Pokud je míra kontroly duplicit vysoká (tj. je nastaveno, aby se kontrolovalo několik let v účetním systému), bude přenos pomalejší. Pro rychlejší přenos dokladů z Digitoo tedy doporučujeme nastavit si míru kontroly tak, aby byla dostatečná, ale zároveň ne příliš vysoká.
Jak zpracovat doklad, který se vrátil z účetního systému jako duplikát
V případě, že odešlete doklad z Digitoo do účetního systému, a on se vám vrátí zpět do záložky "Ke kontrole" s chybou přenosu "Faktura je duplicitní", mohou nastat dva scénáře.