Praktické tipy pro používání Dativery agenta pro Pohodu

• Účtování na přelomu období
• Doklady s přenesenou daňovou povinností
• Párování na adresář a logika bankovního účtu
• Kontrola duplicit
• Sklady
• Založení nového dodavatele
• Mapování polí s datumy (Digitoo vs. Pohoda)
• Přenos stavu platby
• Zaokrouhlení
• Neplátce DPH

Účtování na přelomu období

V Pohodě od Dativery jsou dostupné pouze obecné řady, kde „RR" reprezentuje rok, takže o exportu dokladu do konkrétního roku rozhodují datumy zadané v Digitoo (viz níže). Uživatel může exportovat dokument jak do stávajícího, tak i předešlého období.

Je důležité aby řada obsahovala na začátku číslice.

Pozor: je důležité, aby se uživatel alespoň jednou přepnul do nového období v Pohodě, pokud je zapnuto účtování na přelomu období, jinak export nebude fungovat.

Přijaté faktury

Přijatá faktura se uloží do období podle Datum účetního případu.

Vydané faktury

Vydaná faktura se uloží do období podle Data zdanitelného plnění.

Pokladna

Pokladní doklad se uloží do období podle Data platby.

Ostatní závazky

Ostatní závazky se uloží do období podle Data platby (= datum úč. případu v Pohodě).

Doklady s přenesenou daňovou povinností

1. Zahraniční reverse charge

• a) Přijaté faktury

Hlavička: Členění DPH - PN - Nezahrnovat do přiznání DPH

             Částky se uvádějí do 0 sazby na hlavičce.

• b) Vydané faktury

Hlavička: Členění DPH - UDdodEU, UDzahr apod. (Členění DPH musí mít nastaven správný Kód pro Souhrnné hlášení, tento se zadává jen v IS Pohoda)

             Částky se uvádějí do 0 sazby na hlavičce.

2. Tuzemské reverse charge

• a) Přijaté faktury

Hlavička: Členění DPH - PN - Nezahrnovat do přiznání DPH

             Částky se uvádějí do 0 sazby na hlavičce.

Interní doklady k přenesení daňové povinnosti se provádí již ručně v IS POHODA.

• b) Vydané faktury

Částky se uvádějí s příslušnou sazbou DPH v položkách.

Členění DPH - UDpdp - Přenesení daňové povinnosti, dodavatel zboží nebo poskytovatel služeb

Příslušný Kód předmětu plnění musí být uveden v číselníku v IS POHODA. Pokud zákazník využívá více předmětů plnění, je potřeba využívat více položek Členění DPH.

Párování na adresář a logika bankovního účtu

Párování na adresář

Párování na adresář probíhá přes pole Adresář, IČO a DIČ. Párování probíhá i částečně dle podle názvu viz níže výstřižek.

• Vyplnění doplňkových údajů z adresáře

Pokud na dokladu nejsou vyplněny ostatní údaje v Digitoo.ai, ale subjekt v adresáři Pohody má vyplněné doplňkové údaje a doklad je úspěšně spárován, systém tyto údaje automaticky doplní z adresáře. Tato funkce je dostupná pro všechny typy párování (IČO, DIČ, adresář). Upozornění: doplnění Členění DPH není podporováno.

Podporované jsou:

• Předkontace přij. faktury
• Předkontace vyd. faktury
• Účet pro fakturaci
• Odp. osoba
• Dopravce
• Středisko
• Činnost
• Zakázka

Párování a logika bankovního účtu

1. Párování přes IČO & DIČ - Nové bankovní spojení

Když doklad obsahuje nové bankovní spojení a úspěšně se exportuje z Digitoo.ai a spáruje se subjektem v adresáři, toto nové číslo účtu se exportuje na doklad v Pohodě. Toto nové číslo účtu se NEPŘIDÁ do adresáře.

2. Párování přes IČO & DIČ - Prázdné bankovní spojení 

Pokud se nepošle číslo účtu z Digitoo.ai a doklad je spárován s adresářem Pohody, použije se výchozí číslo účtu z adresáře.

3. Párování přes pole adresář dodavatelů

Při párování přes pole adresář se vždy použije výchozí číslo účtu z adresáře, a to i v případě, že je v Digitoo.ai zadáno jiné číslo účtu. Pokud subjekt v adresáři nemá číslo účtu, je logika stejná – na dokladu nebude číslo účtu, i kdyby bylo zasláno z Digitoo.ai. Preferují se tedy údaje z adresáře.

Kontrola duplicit

Kontrola duplicit probíhá přes kombinaci čísla dokladu + pole Adresář, IČO a DIČ.

Doklad se vrátí s chybovou hláškou:

Časové období pro kontrolu duplicit

Doklady se kontrolují jen v období jednoho roku (365 dnů) dle datumů viz níže.

Tato funkce funguje pouze u faktur přijatých, ostatních závazků a pokladních dokladů. U vydaných faktur tato funkce nefunguje, protože vydaná faktura se stejným číslem se v Pohodě může vytvořit jen pokud se uzavře předchozí účetní období, jinak to nejde.

Rozhodující datumy

1. Přijaté faktury - Datum odp./doruč. , Účtenky - Datum zd. plnění (date_received )
2. Přijaté faktury - Datum vystavení, Účtenky - Datum vystavení issue_date )
3. dnešní datum

Priorita a logika je tedy následující:

Integrace kontroluje doklady nejprve dle **Datum odp./doruč (**Účtenky - Datum zd. plnění )- date_received, pokud není date_received, tak se následně snaží nalézt Datum vystavení- issue_date. Pokud není ani dostupný tento datum, tak se použije dnešní datum.

Příklad kontroly duplicit

V Pohodě je již exportovaná faktura s datumy 04.01.2025.

Pokud se odešle faktura s datumy 04.12.2025 tedy nižší než jeden rok, tak se faktura neexportuje, ale vrátí se s chybou hláškou, že se jedná o duplicitní záznam

Pokud se odešle faktura s datumy 01.02.2026 tedy více než jeden rok, tak se faktura úspěšně exportuje

Kontrola duplicit - Přijaté faktury a ostatní závazky

Duplicitní doklady jsou kontrolovány i napříč přijatými fakturami i ostatními závazky.

Příklad:

Sklady

Skladové položky se v Digitoo.ai zadávají pomocí pole kód na položkách.

Po exportu do účetního systému se automaticky upraví skladové zásoby podle typu dokladu (např. přijatá nebo vydaná faktura) 
a zároveň se vytvoří odpovídající záznam v modulu Pohybu skladů. Nastavení skladu lze zadat na jednotlivých položkách dokladu i na hlavičce dokladu (nastavení na položkách má přednost).

Důležité upozornění: Sklad není povinné pole – i bez jeho zadání se skladové položky vyexportují.

Pokud je zaslán nový kód, tak se nová skladová položka se nezaloží.

Zásoby před exportem z Digitoo.ai:.ai

Zásoby po exportu z Digitoo.ai:

Pohyby po exportu z Digitoo.ai:

Pozor: Pokud je zadaná nesprávná kombinace skladu a skladové položky (např. položka neexistuje na daném skladu), bude se tato položka exportovat jako textová, nikoli jako skladová.

Založení nového dodavatele

Pokud se odešle doklad, kde je uveden nový subjekt, tak se po odeslání dokladu tento nový subjekt automaticky založí do adresáře v systému POHODA. Subjekt se založí i splatebními údaji (bankovní účet nebo IBAN)

Pozor: odběratel se nezakládá.

Mapování polí s datumy (Digitoo.ai vs. Pohoda)

Přijaté faktury

Vydané faktury

Pokladna

Ostatní závazky

Přenos stavu platby

Podporované typy dokumentů pro přenos stav platby:

✅Přijaté faktury

✅Přijaté zálohové faktury

✅Přijaté opravné doklady

✅Vydané faktury

✅Vydané opravné doklady

✅Vydané zálohové faktury

✅Ostatní závazky

Stav "Zaplaceno"

Z Pohody přenášíme status zaplaceno. V případě statusu zaplaceno podporujeme následné způsoby zaplacení v Pohodě (bod 1-3). Pozor přenášíme pouze status “Zaplaceno”, pokud se u dokladu zruší likvidace, tedy zruší se jeho zaplacení, tak tento status se již do Digitoo.ai nepřenáší.

1. Likvidace bez vazby

2. V pokladně přes “úhrada (likvidace s plným výběrem pohledávky nebo závazku)”

3. V bance jako typ “úhrada (likvidace s plným výběrem pohledávky nebo závazku)”

Zaokrouhlení

Pokud je zaokrouhlení uvedeno na hlavičce faktury a faktura neobsahuje žádné položky, zaokrouhlení se exportuje do sazby 0 % a nevytváří se žádná položka.

Pokud je zaokrouhlení uvedeno na hlavičce faktury a faktura obsahuje položky, pro zaokrouhlení se vytvoří virtuální položka.

Neplátce DPH

V případě, kdy máte v Digitoo.ai účetní jednotku, která je neplátce DPH, pošlete nám prosím tuto informaci na support@digitoo.cz a my vám ji přepneme, následně se vám upraví schéma bez DPH polí.