Okamžité učení

Jak funguje Okamžité učení

Funkce okamžitého učení slouží k tomu, abyste naučili AI zpracovávat vaše doklady a nemuseli je stále dokola opravovat. 

Digitoo má přesnost 95 %, to znamená, že se prostě může stát, že něco nevyčte správně. Nejlepší přesnosti Digitoo dosahuje u dokladů, které jsou v češtině, angličtině, polštině, francouzštině a slovenštině. Což ale neznamená, že by si neporadil s jinými jazyky, jenom přesnost při prvním vyčtení tam může být trochu nižší, a to je jeden z důvodů proč máme funkci okamžitého učení. Díky této funkci si jednoduše můžete systém něco doučit, upravit nebo zcela opravit tak, abyste opakující se faktury nemuseli znovu opravovat a kontrolovat, a dosahovali jste tak perfektní přesnosti.

🖊️Poznámka: Naše AI si poradí s doklady, které jsou v latince (neporadí si například s řeckými písmeny nebo čínskými znaky). Zároveň si neporadí s ručně psaným textem, jedině kdyby byl perfektně čitelně napsaný.
 
Bude fungovat pouze pro doklady, které byly vyčtené prostřednictvím AI. Takové doklady poznáte tak, že na úrovni přehledu ve sloupci "Data" svítí oranžově "AI". To znamená, že nefunguje pro doklady, kde data byla vyčtena z přiloženého isdoc (ve sloupci data svítí u takových dokladů růžové "EDI" a když takový doklad otevřete vyskočí na vás v pravém rohu upozornění) a pro takový případ nepůjde označovat text na faktuře. Nicméně máte možnost si vyčítání dat z isdoc vypnout a vše pak bude zpracované prostřednictvím AI.

V Digitoo máme okamžité učení na hlavičce faktury a okamžité učení na položkách. 

1. Okamžité učení na hlavičce faktury

Okamžité učení na hlavičce faktury je součástí každého předplatného. Hlavičkou faktury se myslí všechna pole na faktuře mimo položkovou tabulku, tedy celkové částky, datumy, údaje o dodavateli, bankovní účet apod.

2. Okamžité učení na položkách faktury

Jedním z rozšíření, které je možné si při zakoupení předplatného dokoupit, je okamžité učení v položkové tabulce. Při aktivaci funkce okamžitého učení na položkách je možné AI naučit/přeučit, jak zpracovávat položky každé vaší faktury a usnadnit si tak práci s opakujícími se doklady.

Funkci okamžitého učení funguje pro každou frontu zvlášť, tedy zvlášť pro přijaté faktury/účtenky/vydané faktury. Každá fronta má svoji vlastní databázi pro okamžité učení, protože ačkoliv máte jednoho konkrétního dodavatele, každá firma může chtít takovou fakturu zpracovávat jinak.
 

Okamžité učení funguje na bázi dodavatele. Pokud tedy opravíte fakturu od určitého dodavatele, konkrétně pro něj si zapamatuje systém konkrétní opravu/úpravu. Nicméně vždy musíte po opravě fakturu odeslat, aby systém věděl, že tohle je finální a správná oprava, a teprve pro nově nahranou fakturu bude systém uplatňovat vaší opravu. Tedy ve chvíli, kdy nahráváte fakturu a točí se tam kolečko indikující nahrávání, tak v tu chvíli se nejprve vyčtou původní data a pak se systém podívá do vaší historie, jestli jste pro toho konkrétního dodavatele dělali nějaké opravy a případně je uplatní. 
Nefunguje to tedy tak, že když opravíte jednu fakturu, tak pro všechny co čekají na vaší kontrolu se automaticky udělá stejná oprava. Bude teprve až pro nově nahrané doklady a ty doklady, co už nahrané v aplikaci jsou, budete muset případně opravit také.

Okamžité učení se neučí na polích souvisejících s účetními vazbami, k tomuto slouží funkce Automatického účetnictví.

Na co pamatovat

• Aby mohlo zafungovat okamžité učení, musí být faktura odeslána.
• Okamžité učení umožňuje jedno slovo/číslo použít jako více entit (např. číslo dokladu i jako variabilní symbol)
• Pokud byla udělána chyba a Digitoo se naučilo špatnou pozici, můžete pozici opravit na předchozí hodnotu. Musíte ji ale opravit zpět vícekrát než jste odeslali nesprávnou informaci (proto je důležité chyby co nejdříve zjistit). 
• Nelze změnit měnu v správném formátu na jiný formát (EUR → CZK není možné, E → eur není možné, E → CZK je možné).
• Okamžité učení funguje i pro položky, pokud chcete tuto funkci na položkách zapnout, kontaktujte prosím tvujteam@digitoo.cz

Kdy použijete okamžité učení:

1. potřebujete opravit, aby se pole vytěžovalo z jiného místa na faktuře
2. potřebujete doplnit/upravit vytěžený údaj
3. potřebujete, aby si AI pamatovala nastavené schéma polí na faktuře

Jak správně používat funkci na hlavičce
 

1. Okamžité učení pro data z konkrétního místa na faktuře

V případě, že chcete Digitoo naučit brát požadovanou informaci z jiného místa, postupujte následovně:

• Klikněte v levé části do pole, jehož vyčítání chcete Digitoo přeučit. Poté požadovanou informaci, kterou do daného pole chcete vyčítat, označte na faktuře - v tu chvíli se spojí obě místa modrou čárou. Takto upravenou fakturu odešlete. 
• Digitoo se naučí novou pozici, odkud má informaci pro příště brát.

2. Doplnění/úprava vytěženého údaje

Tuto funkci využijete v případě, že došlo k nesprávnému vyčtení informací z faktury, potřebujete opravit vyčtený text a naučit Digitoo vyčítat požadovanou informaci pro příště správně.

Příklad č.1 : Umělá inteligence Digitoo vyčetla název dodavatele jako : "BAMARMIsr0", ale správný název je "BAMARMI s.r.o.".

• Ujistěte se, že po kliknutí do pole “Název dodavatele” se spojí s modrým vyčteným polem na faktuře. Poté opravte pouze text. Opravenou fakturu odešlete do účetního systému. 
• Jakmile takto opravenou fakturu odešlete, Digitoo si vaši opravu zapamatuje a při další příchozí faktuře od stejného dodavatele tuto opravu aplikuje. 

🖊️ Poznámka: Změněno může být maximálně 66 % textu (= alespoň třetina původního textu musí zůstat nezměněna)

Příklad č.2:  Nesprávný formát bankovního účtu u dodavatele Česká Pošta

• jelikož na faktuře není klíčové slovo 'kód banky', tak AI nedokáže sama určit, co je kód banky. Správně našla číslo účtu, ale kód banky je na začátku. Zatímco správně má být na konci za lomítkem. 
• Můžete ji jednoduše naučit, jak to má být správně. Stačí kliknout v levé části do pole Bankovní účet, který se spojí s informací na faktuře. 
• A přepíšete údaj na správný formát tak, že kód banky dáte na konec za lomítko, jako na obrázku:

• Nyní už stačí fakturu odeslat, aby si systém zapamatoval, že takto je to vaše finální úprava a je to správně, a s další nahranou fakturou od České pošty bude již číslo bankovního účtu vyčteno správně, protože AI si ho bude pamatovat z minulé úpravy.

3. Naučení údaje, který se na faktuře nenachází

Stává se, že na faktuře není uvedený konkrétní údaj, který však v Digitoo chcete mít v příslušném poli vyplněný. V tomto případě je možné AI naučit, aby vyčítala údaj z jiného pole.

Příklad č.1: Na faktuře se nenachází číslo objednávky

• jelikož na faktuře není číslo objednávky, můžete ji naučit, aby pole "Objednávka číslo" bylo vytěženo z místa, kde je např. variabilní symbol
• AI se pro příště tedy naučí odkud má pole s číslem objednávky vytěžit 

Jak správně používat funkci na položkách

Okamžité učení na položkách je funkce, kterou si může každý klient zakoupit zvlášť ke svému existujícímu předplatnému. Aby mohlo učení na položkách fungovat správně, je potřeba pracovat s doklady, kde je položková tabulka snadno čitelná a sloupce jsou jasně a viditelně odděleny.
Musí se tedy jednat o tabulku, která je nějakým způsobem pravidelná a má stálou strukturu.
Pokud byste měli doklady, kde je položková tabulka rozepsaná nepřehledně a i pro člověka není snadné rozpoznat, která kolonka patří k jakému údaji, pro AI bude taková faktura obtížná a okamžité učení na položkách nezafunguje.

          UČENÍ NA POLOŽKÁCH NEZAFUNGUJE                                   UČENÍ NA POLOŽKÁCH ZAFUNGUJE

 
1. Naučení vytěžení pole z jiného místa na faktuře

Pokud potřebujete, aby se konkrétní údaj vytěžoval z jiné části na faktuře, než se vytěžil automaticky, postupujete stejným způsobem jako při přeučení AI na hlavičce faktury. Rozdílem je, že je nutné první fakturu od konkrétního dodavatele, u které chcete, aby se vytěžila příště dle nově naučeného, opravit na všech řádcích/položkách faktury. 

Příklad č.1: Potřebujete AI přeučit, aby se pole "Jednotková cena bez daní" vytěžovalo v budoucnu ze sloupce "Cena po slevě". 

• u této faktury je sice cena před slevou a po slevě stejná, avšak pokud byste příští fakturu měli se zahrnutou procentuální slevou, je nutné nyní AI naučit, aby sloupec "Po slevě" byl relevantní při vyplnění jednotkové ceny bez daní

2. Doplnění/úprava vytěženého údaje

Tuto funkci využijete v případě, že došlo k nesprávnému vyčtení informací z faktury, potřebujete opravit vyčtený text a naučit Digitoo vyčítat požadovanou informaci pro příště správně.

3. Zapamatování nastavení polí s posuvníkem na faktuře

V každé faktuře, kterou v Digitoo otevřete, si můžete nastavit, zda chcete pracovat s Položkami, Rekapitulací DPH, a případně při zakoupení funkce jednoduchého víceúrovňového schvalování také zda chcete Vyžadovat schválení.

V případě, že posuvníkem změníte, zda u faktury pracovat s výše uvedenými políčky, po odeslání dokladu si AI zapamatuje, jaké nastavení jste použili naposledy. Při příštím nahrání dokladu od stejného dodavatele již předchozí nastavení bude automaticky vybráno.