Okamžité učení

Jak funguje Okamžité učení

Funkce okamžitého učení slouží k tomu, abyste naučili AI zpracovávat vaše doklady a nemuseli je stále dokola opravovat. 

Digitoo.ai má přesnost 95 %, to znamená, že se prostě může stát, že něco nevyčte správně. Nejlepší přesnosti Digitoo.ai dosahuje u dokladů, které jsou v češtině, angličtině, polštině, francouzštině a slovenštině. Což ale neznamená, že by si neporadil s jinými jazyky, jenom přesnost při prvním vyčtení tam může být trochu nižší, a to je jeden z důvodů proč máme funkci okamžitého učení. Díky této funkci si jednoduše můžete systém něco doučit, upravit nebo zcela opravit tak, abyste opakující se faktury nemuseli znovu opravovat a kontrolovat, a dosahovali jste tak perfektní přesnosti.

🖊️Poznámka: Naše AI si poradí s doklady, které jsou v latince (neporadí si například s řeckými písmeny nebo čínskými znaky). Zároveň bude mít horší přesnost pro doklady s ručně psaným textem, jedině kdyby byl perfektně čitelně napsaný.
 
Bude fungovat pouze pro doklady, které byly vyčtené prostřednictvím AI. Takové doklady poznáte tak, že na úrovni přehledu ve sloupci "Data" svítí oranžově "AI". To znamená, že nefunguje pro doklady, kde data byla vyčtena z přiloženého isdoc (ve sloupci data svítí u takových dokladů růžové "EDI" a když takový doklad otevřete vyskočí na vás v pravém rohu upozornění) a pro takový případ nepůjde označovat text na faktuře. Zároveň na začátku všech polí máte informace o dokumentu, kde je také uvedené, jestli se jedná o formát AI nebo ISDOC/EDI. Nicméně máte možnost si vyčítání dat z isdoc vypnout a vše pak bude zpracované prostřednictvím AI.

V Digitoo máme okamžité učení na hlavičce faktury a okamžité učení na položkách/řádcích. 
 

1. Okamžité učení na hlavičce faktury

Hlavičkou faktury se myslí všechna pole na faktuře mimo položkovou tabulku, tedy celkové částky, datumy, údaje o dodavateli, bankovní účet apod.

2. Okamžité učení na položkách faktury

V Digitoo.ai je možné používat okamžité učení i na úrovni položek faktury. V případě zájmu o aktivaci této funkce nám dejte vědět na e-mail: tvujteam@digitoo.ai.
Po aktivaci funkce okamžitého učení na položkách je možné AI naučit/přeučit, jak zpracovávat položky každé vaší faktury a usnadnit si tak práci s opakujícími se doklady.

Funkce okamžitého učení funguje pro každou frontu zvlášť, tedy zvlášť pro přijaté faktury/účtenky/vydané faktury. Každá fronta má svoji vlastní databázi pro okamžité učení. I přesto že máte jednoho konrétního dodavatele, v každé frontě/účetní jednotce můžete chtít takovou fakturu zpracovávat jinak.

Okamžité učení je aplikované na úrovni jednotlivých front, a zároveň dle konkrétních dodavatelů. Pokud tedy opravíte fakturu od určitého dodavatele, systém si zapamatuje tuto opravu pouze pro tohoto jednoho konkrétního dodavatele na úrovni dané fronty. 

❗Nejdůležitějším krokem pro to, aby si systém zapamatoval všechny vaše opravy, je odeslání faktury, kde jste opravy provedli. Poté, co budete mít fakturu opravenou, je nutné ji odeslat. Nově nahraná faktura od stejného dodavatele již bude mít uplatněny vaše předešlé opravy.

Tedy ve chvíli, kdy nahráváte fakturu a točí se u ní kolečko indikující nahrávání, v tu chvíli se nejprve vyčtou původní data. Systém se podívá do vaší historie, jestli jste pro tohoto konkrétního dodavatele dělali nějaké opravy, a případně je uplatní. 
Nefunguje to tedy tak, že když do Digitoo.ai nahrajete hromadně např. 20 dokladů od jednoho dodavatele, kdy pouze u jednoho dokladu systém opravíte, tak že automaticky opravu aplikuje na všech zbylých 19 již nahraných dokladů.

Okamžité učení se neučí na polích souvisejících s účetními vazbami, k tomuto slouží funkce AI Juniorní účetní.

Na co pamatovat

• Aby mohlo zafungovat okamžité učení, musí být faktura odeslána.
• Okamžité učení umožňuje jedno slovo/číslo použít jako více entit (např. číslo dokladu i jako variabilní symbol)
• Pokud byla udělána chyba a Digitoo.ai se naučilo špatnou pozici, můžete pozici opravit na předchozí hodnotu. 
• Okamžité učení funguje i pro položky, pokud chcete tuto funkci na položkách zapnout, kontaktujte prosím tvujteam@digitoo.ai
• AI se nedokáže naučit údaje, které na dokladu nejsou např. sazba DPH, která se daném dokladu nenachází. 

Kdy použijete okamžité učení:

1. potřebujete opravit, aby se pole vytěžovalo z jiného místa na faktuře
2. potřebujete doplnit/upravit vytěžený údaj
3. potřebujete, aby si AI pamatovala nastavené schéma polí na faktuře

Jak správně používat funkci na hlavičce
 

1. Okamžité učení pro data z konkrétního místa na faktuře

V případě, že chcete Digitoo.ai naučit brát požadovanou informaci z jiného místa, postupujte následovně:

• Klikněte v levé části do pole, jehož vyčítání chcete Digitoo.ai přeučit. Poté požadovanou informaci, kterou do daného pole chcete vyčítat, označte na faktuře - v tu chvíli se spojí obě místa modrou čárou. Takto upravenou fakturu odešlete. 
• Digitoo.ai se naučí novou pozici, odkud má informaci pro příště brát.

2. Doplnění/úprava vytěženého údaje

Tuto funkci využijete v případě, že došlo k nesprávnému vyčtení informací z faktury, potřebujete opravit vyčtený text a naučit Digitoo.ai vyčítat požadovanou informaci pro příště správně.

Příklad č.1 :  AI vyčetla název dodavatele jako : "BAMARMIsr0", ale správný název je "BAMARMI s.r.o.".

• Ujistěte se, že po kliknutí do pole “Název dodavatele” se spojí s modrým vyčteným polem na faktuře. Poté opravte pouze požadovanou část textu. Opravenou fakturu odešlete do účetního systému. 
• Jakmile takto opravenou fakturu odešlete, AI si vaši opravu zapamatuje a při další příchozí faktuře od stejného dodavatele tuto opravu aplikuje. 

🖊️ Poznámka: Změněno může být maximálně 66 % textu (= alespoň třetina původního textu musí zůstat nezměněna)

Příklad č.2:  Nesprávný formát bankovního účtu u dodavatele Česká Pošta

• Jelikož jsou na faktuře od České pošty oddělena pole číslo účtu a kód banky, AI vyčte tato data jako dva oddělené řádky do bankovního účtu. 
• Můžete AI jednoduše naučit, jak má být formát bankovního účtu správně. V poli bankovní účet si nechte pouze samotné číslo účtu vytěžené z faktury. Klikněte na toto vytěžené číslo účtu a ukáže se vám spojovací čára na místo na faktuře, kde se číslo účtu nachází. 
• Nyní ručně dopište "0300"

• Nyní už stačí fakturu odeslat, aby si systém zapamatoval, že takto je to vaše finální úprava a je to správně. S další nahranou fakturou od České pošty bude již číslo bankovního účtu vyčteno správně, protože AI si ho bude pamatovat z minulé úpravy.

3. Naučení údaje, který se na faktuře nenachází

Stává se, že na faktuře není uvedený konkrétní údaj, který však v Digitoo.ai chcete mít v příslušném poli vyplněný. V tomto případě je možné AI naučit, aby vyčítala údaj z jiného pole.

Příklad č.1: Na faktuře se nenachází číslo objednávky

• jelikož na faktuře není číslo objednávky, můžete AI naučit, aby pole "Objednávka číslo" bylo vytěženo z místa, kde je např. variabilní symbol
• AI se pro příště tedy naučí, odkud má pole s číslem objednávky vytěžit 

Jak správně používat funkci na položkách

Aby mohlo učení na položkách fungovat správně, je potřeba pracovat s doklady, kde je položková tabulka snadno čitelná a sloupce jsou jasně a viditelně odděleny.
Musí se tedy jednat o tabulku, která je nějakým způsobem pravidelná a má stálou strukturu.
Pokud byste měli doklady, kde je položková tabulka rozepsaná nepřehledně a i pro člověka není na první pohled snadné rozpoznat, která kolonka patří k jakému údaji, pro AI bude taková faktura obtížná a okamžité učení na položkách nezafunguje.

Na příkladu níže je červeně označená faktura, kde učení na položkách nezafunguje. Naopak u zeleně označené faktury učení na položkách zafunguje.

 
1. Naučení vytěžení pole z jiného místa na faktuře

Pokud potřebujete, aby se konkrétní údaj vytěžoval z jiné části na faktuře, než se vytěžil automaticky, postupujete stejným způsobem jako při přeučení AI na hlavičce faktury. Rozdílem je, že je nutné první fakturu od konkrétního dodavatele, u které chcete, aby se vytěžila příště dle nově naučeného, opravit na všech řádcích/položkách faktury. 

Příklad č.1: Potřebujete AI přeučit, aby se pole "Jednotková cena bez daní" vytěžovalo v budoucnu ze sloupce "Cena po slevě". 

• u této faktury je sice cena před slevou a po slevě stejná, avšak pokud byste příští fakturu měli se zahrnutou procentuální slevou, je nutné nyní AI naučit, aby sloupec "Po slevě" byl relevantní při vyplnění jednotkové ceny bez daní

2. Doplnění/úprava vytěženého údaje

Tuto funkci využijete v případě, že došlo k nesprávnému vyčtení informací z faktury. Potřebujete opravit vyčtený text a naučit Digitoo.ai vyčítat požadovanou informaci pro příště správně.

3. Zapamatování nastavení polí s posuvníkem na faktuře

V každé faktuře, kterou v Digitoo.ai otevřete, si můžete nastavit, zda chcete pracovat s Položkami, Rekapitulací DPH, a případně při zakoupení modulu víceúrovňového schvalování také to, zda chcete Vyžadovat schválení.

V případě, že posuvníkem změníte, zda u faktury chcete/nechcete pracovat s výše uvedenými oddíly, po odeslání dokladu si AI zapamatuje, jaké nastavení jste použili naposledy. Při příštím nahrání dokladu od stejného dodavatele již předchozí nastavení bude automaticky předvybráno.