Jednoduché schvalování
Schválení
Všechny doklady nahráváte do aplikace končí v záložce Ke schválení, kde můžete jednotlivé doklady projít, posoudit jejich správnost a opravovat případné chyby nebo nesrovnalosti.
Ve chvíli, kdy doklad schválíte, doklad se automaticky přesune se do další fáze, tj. do záložky “Ke kontrole”, kde další příslušný uživatel (nejčastěji účetní) provede finální kontrolu a zaúčtování. Potom, co je doklad finálně upravený, kliknutím na Odeslat se automaticky přenese do záložky "Odeslané" a tedy i do účetního systému.
Při jednoduchém schvalování tedy doklad může schválit kdokoliv z uživatelů, kdo má do dané firmy a fronty přístup, a také oprávnění (role editora a vyšší).
Nemůžete si nastavit žádné upozornění na nové doklady, které se objevily v "Ke schválení", tahle funkce je dostupná pouze v případě Víceúrovňového schvalování.
Tato funkce je bezplatná. Je možné ji rozšířit o tzv. auditní log, ve kterém si můžete zobrazit detailní práci s dokumentem, tedy kdo z uživatelů doklad schválil, odeslal, opravil apod. a tohle rozšíření už zpoplatněné je. V případě zájmu nás kontaktujte na sales@digitoo.cz
Zamítnutí
Pokud se k vám dostane doklad, u kterého zjistíte chybu, která vám nedovoluje doklad schválit a předat dalšímu uživateli, můžete doklad zamítnout.
Zamítnutí je finální stav, ze kterého již nelze znovu zahájit schválení dokladu jinak než opětovným nahráním.
- Způsob zamítnutí - Na detailu faktury po šipkou u tlačítka "Schválit"
- Způsob zamítnutí - Na přehledu dokladů v pravé části u daného dokladu
Zamítnutý doklad zůstane v záložce "Ke schválení", kde bude viditelný důvod zamítnutí a je na vás se rozhodnout, co s takovým dokladem uděláte a jak budete postupovat dál, například, jestli ho rovnou smažete. Takto smazaný doklad se pak bude zobrazovat v záložce "Smazané" a zůstane tam ta původní poznámka s komentářem pro zamítnutí.
💡 Tip: Doporučujeme vložit poznámku, proč jste doklad zamítli, abyste do budoucna měli přehled, proč jste tak učinili.
Tím, že doklad zamítáte, tak potvrzujete, že takový doklad se nemá dostat do účetnictví.
Vypnutí možnosti zamítnutí
Pokud chcete zamezit tomu, aby vaši uživatelé doklady nemohli zamítnout, a tedy pouze vám vkládali komentáře, když něco potřebují ověřit. Tak si můžete zcela vypnout možnost doklady zamítnout. Konkrétně přes Nastavení - Fronty - vyhledáte danou frontu - funkcionality - a tady nastavíte modrým posuvníkem "Zakázat funkci Zamítnout".
Díky tomu se pak nikomu nebude nabízet tlačítko pro zamítnutí.
Audit log
Jednoduché schvalování je možné rozšířit o placenou funkci tzv. auditního logu, který umožňuje si zobrazit detailní historii práci s dokumentem (např. kdo ho nahrál, schválil, odeslal). Více k této funkci se dozvíte v tomto článku o něm.
Vrácení dokladu zpět ke schválení
Po schválení se doklad přesune do záložky Ke kontrole, kde čeká na finální kontrolu a odeslání do účetního programu.
Nicméně pokud je potřeba doklad ještě vrátit zpět do záložky "Ke schválení", může tak učinit uživatel s rolí admin a vyšší.
Doklad můžete přesunout buď z přehledu dokladů jeho zaškrnutím v prvním sloupci (a takto to lze udělat i přes více dokladů), kdy se vám objeví tlačítko "přesunout", klikněte a vyskočí na vás okno s dotazem kam ho chcete přesunout a zda chcete opravdu doklad převést a navíc zde bude možnost, jestli ho chcete i znovu vytěžit.
Druhou možností je pak doklad otevřít a na detailu dokladu je v horní části obrazovky tlačítko "přesunout". Další kroky postupu jsou pak stejné jako v předchozím bodě.
Zapnutí/vypnutí záložky pro schvalování
Ve chvíli kdy zakládáte účetní jednotku, tak máte možnost si hned nastavit, že záložku "Ke schválení" chcete přidat:
Pokud jste to přehlédli anebo jste se dodatečně rozhodli ji přidat, tak to můžete udělat přes Nastavení v levém horním rohu - Fronty - vyhledáte danou firmu a její frontu - druhá záložka Funkcionality - tady najdete možnost záložku zapnout.
Stejným způsobem ji můžete případně vypnout, ale nejprve musíte všechny doklady z této záložky schválit, a tím posunout do záložky Ke kontrole, protože jinak se vám ztratí všechny doklady, co v ní byly, protože schováním zároveň schováte i doklady v ní.
Jednoduchá automatizace
Pokud chcete, aby opakující doklady protékali, ať už schválením anebo do účetního programu, můžete si nastavit jednoduché automatizace, které jsou více popsané v tomto článku.👈
Mobilní aplikace
S doklady je možné pracovat a schvalovat/zamítat i v rámci mobilní aplikace. Nicméně, aby jakýkoliv uživatel mohl pracovat v mobilní aplikaci, tak musí být nejprve přidaný ve webové aplikaci jako uživatel a pozvánku přijmout. Pak teprve si může stáhnout i mobilní aplikaci a přihlásit se tam stejnými údaji.