Jednoduché schvalování
Schválení
Všechny doklady nahráváte do aplikace končí v záložce Ke schválení, kde můžete jednotlivé doklady projít, posoudit jejich správnost a opravovat případné chyby nebo nesrovnalosti.
Ve chvíli, kdy doklad schválíte, doklad se automaticky přesune se do další fáze, tj. do záložky “Ke kontrole”, kde další příslušný uživatel (nejčastěji účetní) provede finální kontrolu a zaúčtování. Potom, co je doklad finálně upravený, kliknutím na Odeslat se automaticky přenese do záložky "Odeslané" a tedy i do účetního systému.
Při jednoduchém schvalování tedy doklad může schválit kdokoliv z uživatelů, kdo má do dané firmy a fronty přístup, a také oprávnění (role editora a vyšší).
Nemůžete si nastavit žádné e-mailové upozornění na nové doklady, které se objevily v "Ke schválení", tahle funkce je dostupná pouze v případě Složitého schvalování.
Tato funkce je bezplatná. Je možné ji rozšířit o tzv. auditní log, ve kterém si můžete zobrazit detailní práci s dokumentem, tedy kdo z uživatelů doklad schválil, odeslal, opravil apod. a tohle rozšíření už zpoplatněné je. V případě zájmu nás kontaktujte na tvujteam@digitoo.cz
Zamítnutí
Pokud se k vám dostane doklad, u kterého zjistíte chybu, která vám nedovoluje doklad schválit a předat dalšímu uživateli, můžete doklad zamítnout.
Zamítnutí je finální stav, ze kterého již nelze znovu zahájit schválení dokladu jinak než opětovným nahráním.
- Způsob zamítnutí - Na detailu faktury po šipkou u tlačítka "Schválit"
- Způsob zamítnutí - Na přehledu dokladů v pravé části u daného dokladu
Zamítnutý doklad se přesune do záložky "Vše", kde si můžete filtrovat stav "zamítnuté", abyste se k těmto dokladům jednoduše dostali.
Když si zaškrnete, aby se zobrazily pouze zamítnuté doklady, vidíte přehledně i důvod zamítnutí, který jste vložili do poznámky.
💡 Tip: Doporučujeme vložit poznámku, proč jste doklad zamítli, abyste do budoucna měli přehled, proč jste tak učinili.
Tím, že doklad zamítáte, tak potvrzujete, že takový doklad se nemá dostat do účetnictví.
Zamítnutý doklad najdete v záložce Vše.
Auditní log
Jednoduché schvalování je možné rozšířit o placenou funkci tzv. auditního logu, který umožňuje si zobrazit detailní historii práci s dokumentem (např. kdo ho nahrál, schválil, odeslal). Více k této funkci se dozvíte v tomto článku o něm.
FAQ
Je možné schválený doklad vrátit zpět "Ke schválení" ze záložky "Ke kontrole".
Ne, bohužel schválený doklad již není možné přesunout o úroveň zpět jinak než nahráním do Digitoo znovu.
Když jsem účetní jednotku vytvářel, zapomněl/a jsem si záložku Ke schválení zapnout. Je možné to ještě změnit?
Ano, stačí nám napsat na tvujteam@digitoo.cz
Je naopak možné se schvalováním přestat a záložku "Ke schválení" vypnout?
Ano, je to možné, ale nejprve musíte všechny doklady v této záložce přesunout/poschvalovat, tak aby tam nic nezůstalo, a následně vám ji náš tým může vypnout. Ozvěte se nám prosím na tvujteam@digitoo.cz